La capacidad de cerrar acuerdos es vital para cualquier startup. Convertir las ventas en flujo de caja es igualmente esencial, aunque la mayoría de los propietarios de empresas con frecuencia lo subestiman.
El cobro rápido y eficiente de los pagos de los clientes es un aspecto fundamental de la contabilidad inicial que todo propietario de una empresa debería aprender. Sería útil si no esperara hasta quedarse con sus últimos dólares antes de comunicarse con sus clientes sobre pagos atrasados.
Las estrategias más efectivas para administrar las cuentas por cobrar incluyen aquellas que reducen de manera proactiva el tiempo y la energía gastados en el cobro de pagos, aceleran la conversión de las ventas en efectivo y garantizan excelentes relaciones con los clientes.
Este artículo analizará la gestión adecuada de cuentas por cobrar para empresas emergentes y todo lo que debe saber.
Las obligaciones de los administradores financieros
La gestión general de la inversión de las cuentas por cobrar está bajo el control operativo del director financiero. Esta persona debe participar activamente en:
- Control del sistema de crédito.
- Ayudar a formular las políticas crediticias más efectivas de la empresa en los niveles más altos de gestión.
- Aprobar solicitudes de crédito con base en criterios establecidos.
- Acelerar la tasa de conversión de cuentas por cobrar en efectivo mediante la implementación de un estricto procedimiento de cobro.
- Establecer un equilibrio entre el costo del aumento de la inversión en cuentas por cobrar y las ganancias adicionales generadas por mayores volúmenes de ventas.
Consideraciones clave en la gestión de cuentas por cobrar para empresas emergentes
Evitar que las cuentas por cobrar se vuelvan inmanejables es una preocupación importante para las nuevas empresas. Puede llevar tiempo y esfuerzo controlar las facturas vencidas de los clientes en muchas cuentas.
Los retrasos en los pagos pueden afectar el flujo de caja, lo que obliga a los propietarios de empresas a asumir financiación basada en deuda para mantener a flote las operaciones, lo cual es un problema importante para las nuevas empresas, que dependen de una estructura ágil pero resistente.
La obligación del administrador financiero de gestionar las cuentas por cobrar requerirá una atención cuidadosa a los siguientes componentes.
Politica de CREDITO
La empresa necesita pensar con cautela sobre cómo manejará el crédito. Las decisiones de política crediticia incluirán criterios de préstamo, acuerdos de pago y estrategias de cobro de deudas. La intención es cubrir el período de cobro, el descuento por pronto pago y otras cuestiones.
La política crediticia requerirá que usted desarrolle una relación riesgo-retorno entre las ganancias de las ventas adicionales resultantes de la extensión del crédito y el costo de soportar las pérdidas por deudas incobrables. Alternativamente, la startup puede sopesar el beneficio económico de invertir en cuentas por cobrar frente a la recompensa prevista.
Normalmente, puede expresar los períodos de crédito en “días netos”. Por ejemplo, si las condiciones crediticias de una empresa son “netas a 30”, los clientes deben remitir sus compromisos crediticios en un plazo de 30 días.
Además, la política de descuento por pronto pago especifica la tasa de descuento por pronto pago, el período de descuento por pronto pago y el período de pago neto.
Los términos del crédito podrían ser “5/30 neto 90”, por ejemplo. Eso implica que si un cliente paga en los primeros 30 días recibirá un 5 por ciento de descuento; de lo contrario, tendrá hasta el final del período de gracia de 90 días para pagar.
Control sobre cuentas por cobrar
El gerente financiero es responsable de controlar a los deudores de la empresa y decidir una estrategia eficaz para cobrar los pagos vencidos. Implica tanto la formulación de procedimientos de cobro de créditos como su posterior implementación.
El mantenimiento y gestión de cuentas a cobrar supondrá los siguientes gastos:
- Una parte de los recursos de la empresa se encuentra en cuentas por cobrar, por lo que será necesaria una inyección de efectivo.
Esto generará gastos en forma de intereses sobre el dinero prestado o costos de oportunidad sobre el dinero propio.
- Los gastos administrativos consisten en contabilidad, seguimiento crediticio y mucho más.
- Gastos de cobranza.
- Gastos morosos.
Auditoría Interna de Cuentas por Cobrar
Las mejores prácticas en la contabilidad de nuevas empresas tienen una cosa en común. Las rutinas positivas resultarán del seguimiento continuo.
Asigne tiempo cada mes para analizar la antigüedad de sus cuentas por cobrar, un informe que presenta sus cuentas por cobrar en función de cuánto tiempo un cliente ha tenido una factura impaga. No se limite a involucrar al personal de contabilidad; contratar gerentes de ventas o representantes que trabajen directamente con los clientes.
Cartas de incorporación financiera para nuevos clientes
La construcción de relaciones con el contacto financiero del cliente es crucial. Una solicitud de pago de "muéstrame el dinero" probablemente no debería ser tu primer correo electrónico. Una empresa bien gestionada debería garantizar que esos intercambios sean poco frecuentes.
Simplificar los pagos evitará que su cliente se preocupe por estos problemas y le permitirá concentrarse en administrar y hacer crecer su negocio. Una carta de incorporación para el departamento de finanzas es un procedimiento estándar en las primeras etapas del sistema contable de una empresa.
Descríbete a ti mismo y tus métodos de contacto preferidos en caso de cualquier problema, y expresa tu deseo de colaborar. Pregunte si el cliente utiliza un servicio de pago de facturas en línea y, de ser así, ofrézcale registrarse de inmediato.
Tarifas por facturas vencidas
Las sanciones por pagos atrasados no son nada nuevo para las startups. Los cargos por pagos atrasados pueden ayudar a garantizar que los clientes realicen pagos puntuales, pero no garantizan que los clientes pagarán sus facturas antes de tiempo.
Debido a que la mayoría de las nuevas empresas envían facturas con plazos de pago de 30 días o más, deben esperar un mínimo de un mes para recibir el pago.
Las muchas formas en que los conocimientos básicos de informática benefician a su empresaSi su startup tiene la intención de imponer una multa por pago atrasado, debe indicar claramente ese hecho en sus facturas e informar a los clientes sobre la política antes de finalizar cualquier venta. Eso ayudará a evitar posibles problemas legales en el futuro.
Pagos iniciales en pedidos
Las empresas emergentes también pueden utilizar los pagos iniciales de los pedidos como método de gestión de cuentas por cobrar. La propensión de los clientes a realizar pagos puntuales puede aumentar cuando realizan un pago inicial para los pedidos.
Si bien esta práctica se aplica principalmente a compras al por mayor, cada vez más minoristas la aplican también a compras más pequeñas. Sin embargo, una política relativa al pago inicial puede generar bastante división.
La necesidad de pago anticipado puede desalentar las ventas y, como mínimo, repetir los negocios. Las personas que lo ven como algo duro pueden buscar en otra parte lo que necesitan.
Las variables que influyen en la política crediticia
La política crediticia de una empresa es fundamental para establecer el monto y la calidad de sus cuentas por cobrar. La política crediticia de una empresa puede ser indulgente o estricta, según la situación.
Una empresa con una política crediticia indulgente ofrecerá a sus clientes condiciones de pago ampliadas y estándares crediticios más flexibles al comprar cosas a crédito.
Por el contrario, una empresa con una política crediticia estricta sólo otorgará crédito a un pequeño grupo de clientes, a menudo aquellos con sólida formación financiera e historial crediticio comprobado.
Cualquier aumento en las cuentas por cobrar o una extensión adicional del crédito comercial a los clientes conducirá a mayores ventas y a la necesidad de más financiamiento para cubrir la mayor inversión en cuentas por cobrar.
Además, habrá un aumento en los costos de las operaciones de cobranza y la probabilidad de insolvencia. La inversión de una empresa en cuentas por cobrar dependerá de varias variables, entre ellas:
- El impacto de otorgar crédito a los clientes en el volumen de ventas de una empresa.
- Las estrategias y procedimientos utilizados por la empresa para elegir clientes de crédito adecuados.
- Los patrones, tendencias y rutinas de pago de los clientes.
- Los procedimientos y pautas de cobranza del negocio.
- El nivel de eficacia operativa de facturación y mantenimiento de registros.
- Gastos adicionales, incluidos intereses, tasas de cobro, deudas incobrables, etc. La tendencia creciente de dichos costes reducirá el volumen de las inversiones en cuentas por cobrar.
En las primeras etapas de un negocio, tiene prioridad establecer una buena relación con los clientes, cerrar ventas y entregar productos.
Con frecuencia, el propietario de la empresa desempeña múltiples funciones y deja la facturación y los cobros en un segundo plano en favor de ganar, satisfacer y retener clientes.
Sin embargo, tener un buen flujo de caja es especialmente importante para un negocio nuevo que quizás aún no haya establecido flujos de ingresos. Los empresarios que pueden mantener estable su flujo de caja y sus deudas bajo control tienen más posibilidades de que sus empresas prosperen.
¿Cómo se identifica a un pagador problemático?
Vender a crédito ayudará a una empresa a impulsar sus ventas trimestrales y liquidar existencias. Los clientes, por otro lado, pueden tener acceso al inventario mientras realizan pagos en una fecha posterior, lo que les da más libertad en la forma de manejar el efectivo durante sus ciclos comerciales.
Pero, ¿cómo eliminar a los clientes problemáticos por el bien de su negocio? Recuerde que todo negocio tiene varios clientes que repetidamente evitan pagar sus facturas.
Algunos dueños de negocios son más indulgentes con la irresponsabilidad pasada y están más dispuestos a comenzar de nuevo por temor a perder clientes.
Sin embargo, si un cliente muestra constantemente un comportamiento irracional y no cumple con sus compromisos de pago, debes terminar tu relación con él para dejar espacio a clientes más confiables.
Conclusión
La gestión del flujo de caja es un aspecto particularmente desafiante de la gestión de una startup. El capital empresarial debe gestionarse con cuidado y en cantidad suficiente para cubrir los costos operativos sin quedarse estancado en cuentas por cobrar.
Es un hecho triste que el flujo de caja inadecuado sea una de las principales causas del fracaso de una startup. Por lo tanto, debes ser proactivo con respecto al flujo de caja para evitar que se convierta en una tragedia.
No basta con establecer criterios y desarrollar una política crediticia; También es fundamental controlar las cuentas por cobrar. Mantener relaciones positivas con los clientes debe ser una prioridad al mismo tiempo que se reducen las deudas incobrables y se mantienen un estricto control sobre las cuentas por cobrar.
Con suerte, el artículo ha respondido todas sus preguntas sobre la gestión de cuentas por cobrar de inicio.
