La idea de tener trabajadores remotos se está volviendo cada vez más popular en el mundo de negocio. Pero la vacilación y el miedo a perder el control aún persisten en muchos propietarios de empresas, ¿por qué?
Aunque los trabajadores remotos ahorrarán dinero a las empresas en lugar de contratar empleados a tiempo completo que estén presentes en la oficina, los empleadores temen que la productividad disminuya y haya una falta de control y supervisión.
No tener una conexión cara a cara a diario puede provocar problemas de comunicación, pero existen múltiples herramientas y técnicas para solucionar este problema.
De hecho, El trabajo remoto realmente puede beneficiar a los empleadores. ahorrándoles tiempo y dinero. Además de estas dos razones principales, descubramos cómo puede beneficiar a su empresa y las mejores formas de mantener el control con los empleados remotos.
¿Por qué el trabajo remoto es realmente bueno para los negocios?
- Los empleados pueden concentrarse mejor porque hay menos distracciones que en una oficina. Más concentración significa que se hace más trabajo.
- Los empleados pueden controlar su propio entorno de trabajo; establecen su espacio de trabajo y horas de trabajo. Los horarios de trabajo flexibles alientan a los empleados a trabajar más duro porque no están atados al horario de oficina.
- Los empleados pueden equilibrar su vida familiar y laboral, haciendo tiempo eficiente para ambos sin pasar largas horas en una oficina.
- Los empleadores no necesitan espacio de oficina asignado, lo que les ahorra dinero que puede redirigirse a otras operaciones.
- Los empleadores pueden conseguir trabajo de alta calidad y trabajadores independientes de primer nivel con salario por hora, sin necesidad de repartir salarios.
- Esto también ofrece flexibilidad a los empleadores, ya que no están atados a la oficina para supervisar el trabajo y asegurarse de que todo se haga.
¿Qué pueden hacer los empleadores para garantizar el control del trabajo remoto?
Establecer comunicación frecuente
Una de las dificultades que preocupa a muchos empresarios con trabajadores remotos es no tener una conexión presencial que pueda generar malentendidos en el trabajo. Debe establecer un canal de comunicación claro y sencillo entre usted y los trabajadores remotos.
Ya sea para realizar un seguimiento de una tarea, solicitar actualizaciones o ayudar con un problema, sus empleados deben poder comunicarse con usted fácilmente y viceversa. Con las diversas herramientas proporcionadas en línea, su factura telefónica no tiene por qué sufrir el costo.
Hay muchas aplicaciones gratuitas como Skype or Google Hangouts donde podrá contactar con empleados remotos vía teléfono o videollamada. Al permitir una amplia gama, puede programar una reunión con varias personas al mismo tiempo.
Las reuniones son una forma de fortalecer la comunicación. No es necesario que sean reuniones largas que ocupen gran parte de su tiempo y de sus empleados, sino reuniones breves y efectivas. Antes de ir a cualquier reunión, tenga una agenda con todos los temas que necesita discutir, un rango de tiempo para mantener el rumbo y cuáles son los resultados necesarios de la reunión.
Con estas estrategias, los trabajadores remotos se sentirán muy conectados con el equipo de la oficina. De hecho, un estudio ha demostrado que el 87% de los trabajadores remotos se sienten más conectados a través de videoconferencias.
Seguimiento de tiempo eficiente
Estar en la misma oficina que sus empleados no garantiza que estén realizando su trabajo de manera oportuna. Ya sea que sus empleados sean remotos o no, usar software de seguimiento del tiempo Realizar un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados es vital para cualquier negocio.
Con este software, podrá realizar un seguimiento fácilmente de cuándo los empleados comienzan a trabajar, toman descansos, terminan de trabajar y se ausentan. Los empleadores tienen control sobre este software; pueden establecer puntos de acceso que permitan a los empleados registrar horas desde determinadas ubicaciones, aprobar o desaprobar turnos manuales e incluso generar hojas de horas. Existen muchas herramientas de seguimiento del tiempo en línea como ClockIn Portal, Toggl, Time Doctor, etc.
Por qué es importante divertirse en el trabajoAplicaciones como ClockIn Portal tienen cobertura de kilometraje para realizar un seguimiento de las distancias de los conductores, mientras que Toggl también tiene integración de gestión de proyectos. Con el seguimiento del tiempo, sus empleados pueden agregar notas de turnos y actualizarlo sobre el progreso, asegurando que no pierdan tiempo.
Herramientas de colaboración y gestión de proyectos
En muchos casos, los trabajadores remotos se sienten aislados del equipo de la oficina y desconectados porque rara vez se comunican. Además de fortalecer la comunicación, debes asegurarte de que todo tu equipo colabore y trabaje en conjunto en los proyectos.
La gestión de proyectos es una excelente manera de realizar un seguimiento del progreso de los proyectos y ayuda a que usted, su equipo y los empleados remotos estén en la misma página. Herramientas populares de gestión de proyectos como Asana o Campamento base le permite asignar tareas, comentarlas, completar tareas, establecer fechas límite y más.
En cuanto a las herramientas de colaboración, Dropbox y Google Drive tener intercambio de archivos y documentos. Puede intercambiar archivos de forma remota, dejar comentarios y realizar ediciones.
Google Drive ofrece una amplia variedad de herramientas como hojas, diapositivas, documentos y más. Con todas estas herramientas en línea disponibles (en su mayoría, gratuitas), colaborar en el trabajo y supervisar proyectos nunca ha sido tan fácil.
Otras herramientas de negocios virtuales
Además de estas herramientas, todavía existen varias herramientas que puede utilizar para mejorar y facilitar un flujo de trabajo remoto. Por ejemplo, con un buzón virtual, usted y sus empleados pueden iniciar sesión en un apartado postal en línea y manejar todo el correo postal comercial.
Puede reenviar, escanear, archivar o destruir el correo, todo a través de su dispositivo móvil o computadora después de elegir su dirección virtual para las entregas de tu negocio.
¿Por qué debería invertir en un servicio profesional de transferencia de archivos en la nube?Otras herramientas como MailChimp gestionarán de forma remota Email marketing o Hoot Suite automatizará sus publicaciones en las redes sociales. Controlar el entorno de trabajo, ya sea remoto o dentro de la oficina, es mucho más fácil que antes. Las empresas están adoptando rápidamente el estilo de trabajo remoto y cada vez son más las empresas que operan completamente con equipos remotos.
