Los costos del agotamiento corporativo incluyen 1.8 billones de dólares en pérdida de productividad sólo en Estados Unidos: Forbes.
Problemas como el agotamiento, la falta de compromiso, etc., están aumentando entre los empleados debido a la sobrecarga de trabajo, la falta de mejores oportunidades, el uso inadecuado del talento y más. Esto conduce a un rendimiento reducido, altas tasas de rotación, retrasos en los proyectos, rentabilidad reducida y más.
Entonces, la pregunta es: ¿cómo pueden las organizaciones superar estos obstáculos?
Necesitan maximizar la utilización de los recursos. Implica utilizar recursos de manera eficaz y eficiente para lograr los objetivos del proyecto y las metas organizacionales. Además, también ayuda a controlar los excesos presupuestarios, garantizar una distribución uniforme del trabajo, mejorar la productividad y el índice general de salud de los recursos.
Este artículo describe los métodos para calcular las métricas de utilización, las formas de mejorar la utilización de los recursos y cómo las organizaciones pueden beneficiarse de una herramienta avanzada como SALVADOR.
¡Vamos a empezar!
¿Cómo calcular diferentes tipos de métricas de utilización de recursos?
La utilización de recursos es un KPI esencial que mide el porcentaje de tiempo que un empleado dedica a tareas facturables o estratégicas en comparación con su capacidad y disponibilidad. Ayuda a los gerentes a evaluar los recursos sobreutilizados o subutilizados y a tomar las medidas adecuadas.
Por lo general, los recursos se asignan a tareas facturables y no facturables como BAU, administración, capacitación, etc. Por lo tanto, para saber el tiempo que dedica un recurso a cada trabajo, la utilización de recursos se clasifica en general, facturable, no facturable y estratégica.
Así es como se calcula la utilización:
Por ejemplo, Steffi es redactora publicitaria en una agencia de publicidad. Su capacidad es de 40 horas semanales (8 horas * 5 días). Dedica 34 horas a tareas facturables, 4 a actividades no facturables y 2 a trabajos estratégicos.
Steffi's utilización general = (total de horas asignadas/capacidad total) *100
= 40/40 *100= 100%
Utilización facturable = (horas facturables/capacidad total) *100
= 34/40 *100 = 85%
Utilización no facturable = (horas no facturables/capacidad total) *100
= 4/40 *100 = 10%
Utilización estratégica = (horas estratégicas/capacidad total) *100
= 2/40 *100 = 5%
Steffi's se utiliza de manera óptima en este caso, con una tasa del 100%. Si el nivel es inferior al 75%, está subutilizado; si es superior al 100%, está sobreutilizado.
Habiendo discutido el método de cálculo de la utilización, veamos las técnicas para mejorar la utilización de los recursos.
Formas de mejorar la utilización de recursos en el lugar de trabajo
Para mejorar la utilización de los recursos, las organizaciones pueden implementar las siguientes estrategias.
Tenga en cuenta la disponibilidad de recursos durante la asignación
Antes de asignar recursos a proyectos, los gerentes deben analizar su disponibilidad para evitar sobrecargas o subcargas. Además, los directivos deben considerar las bajas, vacaciones, trabajos no facturables, etc. de los empleados antes de delegar trabajo. Por ejemplo, un desarrollador trabaja en un proyecto facturable al 40% de su capacidad y al 20% en un programa de capacitación.
Con visibilidad completa de proyectos futuros y cronogramas de recursos, los gerentes pueden verificar la disponibilidad y las habilidades de este desarrollador y reservar para otro proyecto. Esto garantizará una asignación competente y una utilización óptima de la fuerza laboral.
Realice un seguimiento y controle los niveles de utilización de recursos con regularidad
Una vez asignados los recursos proyecta, los gerentes deben rastrearlos y monitorearlos periódicamente. Esto permitirá a los gerentes evaluar el tiempo y el esfuerzo de cada empleado para completar sus tareas en comparación con las horas estimadas.
Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, las horas semanales estimadas para el equipo de desarrolladores son 500 horas, pero el tiempo real que dedicaron es 550 horas. En función de la variación, los gerentes pueden tomar medidas de manera proactiva para garantizar que los proyectos se completen a tiempo. Aparte de esto, también pueden preguntar el motivo detrás del rendimiento deficiente de un recurso y evitar tales casos a largo plazo.
Tres formas comprobadas de retener a los mejores redactores de contenido para su empresaImplementar técnicas de optimización adecuadas.
Cuando los gerentes de proyecto desconocen los cronogramas de recursos, asignan más tareas a los recursos. La sobrecarga frecuente puede provocar estrés excesivo, agotamiento y altas tasas de rotación. Para evitar esto, los gerentes deben implementar técnicas adecuadas de optimización de recursos, como nivelación y suavización, para aliviar su carga de trabajo.
Por ejemplo, si el proyecto no es urgente, los gerentes pueden implementar la nivelación de recursos, donde pueden ajustar los cronogramas según la disponibilidad de recursos. Por el contrario, para proyectos con tiempo limitado, los gerentes pueden aprovechar la fluidez de recursos y asignar recursos adicionales para optimizar los cronogramas. Esto garantiza una distribución uniforme de la carga de trabajo y la entrega exitosa de proyectos.
Movilizar recursos de tareas no facturables a tareas facturables
Cuando los empleados trabajan constantemente en proyectos no facturables, su desempeño se verá afectado negativamente. Por ejemplo, a un oficial senior de marketing a menudo se le asignan tareas como preparar propuestas de marketing, capacitar a ejecutivos junior, reuniones internas, tareas administrativas, etc.
Esto reducirá su moral ya que las habilidades no se utilizan adecuadamente. Por lo tanto, los gerentes deben verificar periódicamente los horarios de la fuerza laboral y movilizarlos periódicamente para tareas facturables/estratégicas. De esta manera, las organizaciones pueden mejorar las tarifas facturables de la fuerza laboral y aumentar la productividad y la rentabilidad.
Promover el modelo de servicios compartidos a través de los límites de la matriz
De acuerdo a una en donde , el 81% de las empresas midió que la productividad era mayor cuando seguían los modelos de servicios compartidos y subcontratación.
Un modelo de servicios compartidos permite a las empresas maximizar la utilización de recursos aprovechando los recursos interdepartamentales para diversos proyectos. Para facilitar este modelo, los gerentes deben tener una visibilidad completa de la información de recursos y previsión de los proyectos en tramitación.
Esto permite a los gerentes identificar recursos con habilidades coincidentes y programarlos para proyectos de diferentes verticales dentro de la organización. De esta manera, las organizaciones pueden mejorar la colaboración interfuncional, mejorar la productividad y la eficiencia empresarial.
Facilitar la polivalencia de recursos según corresponda.
Emergentes tecnologíasLa feroz competencia, etc., han aumentado la demanda de empleados calificados. Por lo tanto, las organizaciones deben proporcionar programas de habilidades múltiples para garantizar una utilización óptima de los recursos. Para ello, los gerentes deben pronosticar la demanda del proyecto en tramitación para identificar las brechas de habilidades.
En consecuencia, los gerentes pueden tomar medidas correctivas, como facilitar oportunidades de seguimiento, entrenamiento, tutoría, programas de capacitación y desarrollo, etc. Además, esto ayuda a reducir el tiempo de espera de los recursos, ya que están equipados con las habilidades para asumir proyectos futuros. Esto maximizará la utilización facturable e impulsará su crecimiento profesional.
Conociendo las formas de mejorar la utilización de recursos, veamos cómo se beneficia el software de gestión de recursos.
¿Cómo puede el software avanzado de gestión de recursos ayudar a mejorar la utilización?
Estimar los niveles precisos de utilización de los recursos puede resultar un desafío. Sin embargo, el software de gestión de recursos moderno como Saviom puede permitir a las organizaciones realizar un seguimiento y maximizar la utilización de forma eficaz.
En primer lugar, la herramienta ofrece visibilidad de 360 grados de los perfiles de recursos, incluidas sus competencias, habilidades, roles, disponibilidad, etc. Utilizando filtros avanzados, los gerentes pueden identificar y asignar recursos competentes para los proyectos, asegurando así su utilización óptima.
Además, los informes de capacidad versus demanda permitirán a los gerentes identificar las brechas de habilidades y capacitar o mejorar las habilidades de los recursos en consecuencia. Además, con los informes previstos/reales, los gerentes pueden realizar un seguimiento de las variaciones de tiempo y tomar acciones correctivas para mejorar la utilización futura de los recursos.
Los informes de utilización permiten a los gerentes eliminar la sobreutilización o subutilización de recursos. Finalmente, los informes de vacantes y de reservas ayudan a los gerentes a asignar de manera proactiva recursos infrautilizados a proyectos facturables/estratégicos.
Así es como el software de gestión de recursos ayuda a mejorar la utilización de la fuerza laboral con sus características y funcionalidades avanzadas.
Conclusión
La utilización de recursos es crucial para que las organizaciones sepan qué tan bien se utiliza su fuerza laboral en proyectos estratégicos y facturables. Además, garantiza que los recursos se utilicen de manera óptima en función de su capacidad. Combinar las mejores prácticas anteriores con una herramienta futurista de gestión de recursos ayudará a las organizaciones a mejorar la productividad, la eficiencia y el retorno de la inversión.
