El futuro de la colaboración en el lugar de trabajo es en gran medida digital, pero eso no significa necesariamente que toda la fuerza laboral será trabajar desde casa. Tampoco significa que las empresas no podrán encontrar usos para el espacio de oficinas comerciales.
En el futuro, las empresas tendrán que evaluar qué componentes del trabajo presencial necesitan para sobrevivir y cuáles pueden eliminar y convertir a procesos digitales. Las empresas que hagan esto de manera más efectiva saldrán victoriosas de la era del lugar de trabajo digital.
Un ejemplo de las herramientas digitales que las empresas pueden incorporar a su infraestructura incluyen aplicaciones de colaboración y comunicación basada en la nube.
Colaboración asincrónica
Las sesiones de lluvia de ideas solían tardar la mayor parte del día en completarse. Ahora, con el trabajo remoto, estas sesiones se han vuelto mucho más desafiantes. Las videollamadas y las llamadas telefónicas simplemente no son suficientes en comparación con la colaboración cara a cara. Tener miembros del equipo en múltiples ubicaciones complica aún más las cosas.
Enfoques más prácticos incluyen publicar una pizarra compartida o un video donde los miembros del equipo puedan compartir sus pensamientos en su propio tiempo para que sus colegas puedan observar las aportaciones de sus pares cuando lo deseen. La aplicación aloja el vídeo o la pizarra y luego notifica a los miembros del equipo sobre la última ronda de actualizaciones.
Al final del viaje de la nueva idea, se puede concertar una reunión, teniendo en cuenta las zonas horarias de cada miembro del equipo involucrado. La reunión finaliza la decisión a partir del intercambio de ideas centrado en la pizarra o el vídeo.
La colaboración asincrónica presenta una solución al área cada vez más problemática del trabajo remoto que dificulta la lluvia de ideas.
Habitaciones Huddle
Antes de la pandemia, las salas de reunión eran más populares que nunca. La pandemia detuvo este desarrollo. Sin embargo, lo más probable es que el retraso sea temporal. Las salas de reunión probablemente resurgirán para que las empresas puedan dividir su fuerza laboral entre trabajadores locales y remotos.
Atrás quedaron los días de los cubículos con planos de oficina abiertos. Sin embargo, estudios recientes muestran la eficacia de las oficinas abiertas y muchas organizaciones están recurriendo a salas de reunión pequeñas como una forma de cerrar la brecha entre la aversión hacia las oficinas estilo cubículo y los beneficios que brindan.
Las salas de reunión son esencialmente salas de conferencias más pequeñas con equipo audiovisual donde los equipos pueden organizar reuniones improvisadas.
Las salas de reunión pequeñas pueden simplificar la organización de reuniones rápidas y ofrecer debates confidenciales, lo que permite sesiones de intercambio de ideas más productivas. Estas reuniones también ocupan menos espacio en el sector inmobiliario comercial.
Fuerza laboral distribuida
Se espera que el número de trabajadores remotos aumente en los próximos años. Los equipos distribuidos ofrecen beneficios tanto a empleadores como a empleados. Para los trabajadores, estas opciones les brindan la flexibilidad de trabajar donde quieran y al ritmo preferido de los empleados.
Para responder a algunas de las desafíos del trabajo remoto, las empresas están recurriendo a aplicaciones de colaboración y otras medidas que hacen que la colaboración sea más fácil y alcanzable.
Redes Sociales Corporativas
Redes sociales no va a ninguna parte. Los internautas gastan el 30% de su tiempo en línea en las redes sociales para conectarse con amigos y familiares, pero ya no se trata solo de interacciones personales. Cuanto más las redes sociales consolidan su lugar en la sociedad, más aplicaciones tendrán para el mundo profesional.
Muchas empresas ya están utilizando herramientas de colaboración social como Workplace by Facebook para que sus esfuerzos sean más atractivos.
Al utilizar estas plataformas, los empleados pueden compartir documentos y fotografías, publicar actualizaciones de estado y configurar chats grupales como lo harían en las cuentas de redes sociales. La única diferencia es que estas plataformas se centran en temas relacionados con el trabajo.
Con estas aplicaciones, la colaboración puede parecer menos que una tarea ardua y más una actividad social con compañeros. Dado que los empleados ya están familiarizados con las interfaces de estos sitios, implementarlas para la comunicación interna debería ser fácil.
Sin embargo, todavía existe una brecha generacional que viene con estas plataformas. Los baby boomers, por ejemplo, no están naturalmente inclinados a trabajar con las redes sociales como herramienta de colaboración. Aproximadamente el 30% de los millennials y la generación X utilizan la mensajería instantánea todos los días con fines relacionados con el trabajo. Sólo el 12% hace lo mismo.
Comunicación basada en la nube
Las infraestructuras heredadas se acercan rápidamente al final. La demanda de flexibilidad y agilidad operativa en el lugar de trabajo es mayor que nunca y cada vez más empresas están cambiando de herramientas de colaboración locales a soluciones de software de comunicaciones basadas en la nube.
Las herramientas en línea se están acercando rápidamente al punto en el que superan a las soluciones heredadas en términos de participación de mercado. La comunicación basada en la nube mantiene a los trabajadores en contacto y les brinda un acceso más conveniente entre sí. Estas herramientas sirven como bases de datos donde los empleados pueden cargar y acceder a sus archivos lo más rápido posible.
Estas herramientas también permiten a los trabajadores enviar actualizaciones en tiempo real sobre sus tareas, centralizando la comunicación en el lugar de trabajo entre los empleados internos y remotos a través de dispositivos móviles y de escritorio. Esto libera a los empleados para viajar más y simplifica la lluvia de ideas.
¿Su pequeña empresa necesita un proveedor de TI?Salas de reuniones inteligentes
Puede ver el futuro de la colaboración en salas de reuniones inteligentes. Los asistentes virtuales y las pizarras interactivas ofrecen programación inteligente y cámaras de 360 grados, lo que le brinda acceso a nuevas tecnologías que equipan sus salas con todo lo que necesita.
Al tener estas herramientas a su disposición, puede transcribir reuniones manualmente o extraer datos de proyectos anteriores. Anota gráficos y preséntalos usando un lápiz inteligente. Utilice IoT para conectar todos sus técnicos con el resto de su sistema. Transmitir información de esta manera garantiza que todas sus soluciones de software se sincronicen lo más rápido posible.
Cuanto más la tecnología Cuanto más tenga que los empleados puedan utilizar en su beneficio, más satisfechos estarán.
Puntos clave
El futuro de la colaboración en la fuerza laboral es en gran medida digital, pero eso no significa necesariamente que no sea local. Aunque la fuerza laboral de antaño (la oficina estilo cubículo donde todos tenían que venir a la oficina para completar su trabajo) ha terminado, todavía hay espacio para la expansión en el modelo en persona.
Las empresas deberían utilizar elementos como salas de reuniones inteligentes y salas de reunión para garantizar que sus empleados sigan teniendo la opción de reunirse en persona para intercambiar ideas y resolver problemas.
