Esta pregunta surge cuando el propietario de un certificado de firma electrónica necesita firmar un documento fuera de los sistemas de información que ya cuentan con mecanismos integrados para crear y verificar una firma electrónica.
Para obtener una firma electrónica, comuníquese con un administrador calificado de signnow.com, complete el formulario de registro e ingrese los detalles de su pasaporte y su número fiscal. Ahora aprenderás cómo firmar electrónicamente un documento y hágalo usted mismo fácilmente en cualquier momento.
¿Qué se requiere para firmar un documento electrónico?
Se utiliza un sello electrónico cifrado conocido como firma digital para verificar datos digitales, incluidos correos electrónicos, macros y documentos electrónicos. La firma verifica que los datos fueron proporcionados e inalterados por el autor que los firmó. Qué se necesita para firmar un documento electrónicamente:
- Un documento completo que debe estar firmado. La firma no podrá modificarse una vez presentada.
- Una firma electrónica certificada que sea legítima. El único tipo de firma que confiere autoridad legal a un documento conforme a la ley sin acuerdos adicionales entre las partes de la gestión de documentos electrónicos es una firma electrónica cualificada.
- Métodos de firma digital. El titular de la firma deberá instalar en su ordenador un conjunto de herramientas informáticas para utilizar la tecnología de firma electrónica.
- Hablaremos más sobre una aplicación de creación de firma electrónica más adelante. Puede ser un servicio en línea, una aplicación independiente o un complemento.
¿Qué garantiza una firma digital?
La autoridad de un documento electrónico está legalmente reconocida. Se considera original una copia electrónica de un documento que contenga la información necesaria y la firma electrónica del autor. Una firma digital garantiza lo siguiente:
- Autenticidad. Una firma digital verifica la identidad del firmante.
- Integridad. Una firma digital da fe de que el contenido de un documento no ha sido modificado después de su validación.
- No repudio. La procedencia del material certificado se verifica mediante una firma digital. No se puede cuestionar la participación del firmante con el material firmado.
- Notarización. En algunos casos, las firmas digitales en archivos de Word, Excel o PowerPoint a las que se les ha asignado una marca de tiempo mediante un servidor de marca de tiempo seguro equivalen a una certificación notarial.
Cómo firmar un documento electrónico y verificar una firma electrónica
Un documento electrónico se firma cuando un firmante le añade datos electrónicos en forma de firma electrónica. Esto le da al documento electrónico autoridad legal y vincula al firmante al hecho de que ha sido aprobado, certificado o confirmado por el firmante.
Una firma electrónica cualificada no puede transferirse a otra persona y sólo puede ser utilizada por su titular, cuyos datos de identidad están incluidos en el certificado de clave pública.
Una firma electrónica es una versión digital de una firma manuscrita que garantiza la exactitud e integridad de la información del documento y permite determinar quién lo firmó. No es necesario reproducir visualmente la firma o la impresión del sello en un documento electrónico que haya sido firmado (acordado) mediante firma electrónica o sellado mediante sello electrónico.
¿Cuál es la mejor manera de almacenar documentos?
El almacenamiento permanente y a largo plazo de documentos está disponible por hasta 10 años, al igual que el almacenamiento provisional de documentos. Se recomienda conservar en papel los documentos de la primera categoría, incluidos estatutos, tablas de personal, documentos constitutivos y archivos personales.
El efectivo, los registros bancarios, los warrants, los acuerdos de préstamo, las garantías, las prendas y otros documentos relacionados con transacciones son adecuados para conservarlos electrónicamente. El formato electrónico también es apropiado para registros que se eliminarán una vez transcurrido el período de retención.
Firma electrónica segura garantizada
Los documentos electrónicos se consideran pruebas electrónicas, por lo que puede utilizarlos en los tribunales. Deben respetar la valoración de las pruebas que haga el tribunal y los principios amplios de la prueba. SignNow garantiza la seguridad de las firmas electrónicas:
- El Reglamento de Protección de Datos es cumplido por nosotros. Nos dedicamos a obtener, procesar y preservar de manera responsable y abierta sus datos personales.
- Seguridad TLS. La tecnología moderna de cifrado de documentos añade otro nivel de protección.
- LTV de marca de tiempo. Las firmas digitales se verifican a un nivel superior, lo que garantiza que no puedan modificarse ni falsificarse.
- Firma electronica. Nuestra firma digital es un tipo de firma electrónica más sofisticada con características de seguridad más sólidas.
Para documentos PDF
Hay un módulo PDF CryptoPro independiente que le permite producir y validar una firma electrónica en Adobe Acrobat, Adobe Reader y Adobe LiveCycle ES. Cuando se utiliza con Adobe Reader, CryptoPro PDF se ofrece sin cargo.
También existen versiones de prueba de otros productos, después de las cuales debes comprar una licencia. Es necesario instalar y configurar. Acrobat Reader DC o Adobe Acrobat Pro para funcionar con CryptoPro PDF antes de agregar una firma electrónica a un documento PDF.
Ventajas de firmar ahora
- Las empresas han utilizado la firma electrónica para digitalizarse durante muchos años. Numerosos casos y canales han ayudado a nuestros clientes en sectores regulados a obtener una amplia aceptación y un tiempo más rápido de rentabilidad.
- Plataforma escalable: la empresa ofrece una plataforma escalable y una arquitectura de integración para respaldar la adopción de firmas digitales en su negocio. Utilice servicios compartidos para reducir el tiempo de comercialización.
- Seguridad mejorada: puede proteger sus documentos y firmas utilizando tecnología de firma digital. Después de que cada usuario firma digitalmente el documento, signnow.com agrega una firma digital y un sello a prueba de manipulaciones para proteger la integridad del documento y verificar cambios entre firmantes.
- La interfaz de usuario de un controlador de impresión es comparable a la de una impresora. Para enviar el documento a signnow.com, simplemente selecciónelo como lo haría con cualquier otra impresora en su red.
