Listo para subcontratar algunas tareas que requieren mucho tiempo y aumenta tu productividad? Un buen asistente virtual puede hacer que su agenda diaria sea manejable en lugar de abrumadora, liberando su valioso tiempo y eliminando el desorden mental que puede dificultar la creatividad. Esta guía rápida paso a paso está diseñada para ayudarle a evitar errores comunes y elegir a la mejor persona para el trabajo.
Paso 1: determine sus necesidades.
¿Qué tareas específicas le gustaría que su VA manejara por usted? ¿Hay algún rasgo personal que le parezca deseable? ¿Aproximadamente cuántas horas por día, semana o mes cree que necesitará ayuda? ¿Hay alguna tarea técnica que requiera experiencia o educación especial?
¿Cuáles son los requisitos de idioma? ¿Qué necesitará tu asistente virtual en términos de equipamiento? No aclarar alguno de estos puntos es un gran error que probablemente conducirá a un desastre en la contratación y a la necesidad de repetir el proceso una vez más.
Paso 2: Considere la posibilidad de una compensación.
¿Cual es tu presupuesto? Los requisitos salariales varían de un lugar a otro; por ejemplo, los asistentes virtuales de habla inglesa de Filipinas pueden vivir cómodamente con mucho menos que un VA experimentado y bien educado de los Estados Unidos u otra nación occidental.
Si bien desea ceñirse a su presupuesto, asegúrese de sopesar cuidadosamente los costos y beneficios que conlleva la contratación de asistentes virtuales de diferentes áreas. Si desea contratar a alguien que cobre más de lo que razonablemente puede pagar, considere contratarlo durante unas horas a la semana y asignarle tareas vitales.
Utilice un VA más económico para realizar trabajos más sencillos y podrá disfrutar de lo mejor de ambos mundos. Cuando sea posible, elija lo mejor que pueda pagar y brinde incentivos financieros para aumentar la motivación. Es posible que su asistente virtual esté ubicado lejos, pero desempeñará un papel vital en el éxito de su empresa.
Paso 3: busque el asistente virtual adecuado.
Cree una descripción de trabajo detallada que incluya un llamado a la acción como "mencione la experiencia pasada cuando presente la solicitud" y luego comience su búsqueda. Es posible que desee buscar candidatos locales; sin embargo, es una buena idea ampliar el grupo de candidatos utilizando sitios web como Upwork, Indeed, Virtual Assistant USA y FlexJobs para buscar a la persona adecuada.
Es una buena idea tomarse su tiempo en esta fase y entrevistar cuidadosamente a los candidatos por escrito y por teléfono, buscando compatibilidad y señales de que ciertos solicitantes están más motivados que otros. Si los clientes potenciales se encuentran en el extranjero, no se salte la conversación: utilice un servicio VoIP para ganar dinero llamadas internacionales .
Una vez que haya reducido sus opciones, verifique sus referencias o su portafolio de trabajo en línea y seleccione de tres a cinco candidatos finales para una segunda ronda de entrevistas. Tenga en cuenta que es posible que alguien de otro país no tenga la presencia social o el aplomo para manejar tareas complicadas y altamente sensibles. Asegúrese de tener en cuenta aspectos como la cultura, la experiencia de vida y la madurez.
- Determine si su candidato tiene un buen conocimiento del inglés u otros idiomas deseados.
- Hable sobre la experiencia con tipos específicos de software.
- Determine qué tan cómoda y segura parece la persona con las tareas que se espera que realice.
- Hable sobre la compensación de una manera franca y directa y no intente defraudar a su candidato. Un salario justo es muy motivador y un VA que no esté acosado por preocupaciones financieras constantes hará un mejor trabajo para usted.
Paso 4: Aclarar las expectativas.
Una vez que haya elegido a los mejores candidatos para el puesto, tómese un tiempo para reunirse en persona o en línea y definir claramente sus expectativas. ¡Sea agradable! A las personas les gusta crear una buena relación con los demás y harán un trabajo mucho mejor si sienten una conexión contigo.
Quiere que su asistente virtual trabaje en sincronía con usted y quiere estar seguro de que siempre cumplirá sus deseos. Descubra lo que su candidato necesita y espera de usted y determine si puede cumplirlo razonablemente. Incluso cuando se contratan trabajadores independientes, es necesario dar y recibir mucho. Hablar sobre:
- Cómo te comunicarás.
- Con qué frecuencia se registrará.
- Lo que esperará diariamente/semanalmente/mensualmente.
- Cómo manejará contratiempos y emergencias inesperados.
- Cómo proporcionará la compensación y con qué frecuencia realizará el pago.
- Cuándo y bajo qué parámetros ofrecerás aumentos salariales.
Paso 5: Selecciona al mejor candidato y ofrécele el puesto.
¡Tu búsqueda ha terminado! Después de haber entrevistado a sus mejores candidatos al menos dos veces y de haber verificado las referencias, es hora de ofrecer empleo. Presente su oferta por escrito, junto con una lista de deberes y expectativas. Crea un contrato simple usando Docusign o una herramienta similar, y haga que su candidato lo firme si es necesario. Si está utilizando un sitio de referencia, es posible que pueda omitir este paso.
Paso 6: Dé la bienvenida a su nuevo asistente virtual con la capacitación adecuada, acceso a software, y más.
Una vez que haya contratado a su nuevo asistente virtual, es hora de ayudarlo a aprender a manejar. No hacer esto generará problemas de productividad, así que asegúrese de reservar tiempo y estar completamente presente durante este paso. Proporcione a su VA todo lo que necesita y asegúrese de preguntarle si necesita acceso a los recursos que usted podría proporcionarle. Si utiliza software propietario o aplicaciones que requieren permisos de acceso, ayúdelos a comenzar.
Se necesita algo de tiempo para que un nuevo asistente se sincronice con su rutina, así que sea paciente y servicial. Alguien con mucha experiencia normalmente tardará menos en capacitarse; de hecho, es posible que sea bastante intuitivo a la hora de satisfacer sus necesidades. Asegúrate de aprovechar herramientas de asistente virtual en línea que le ayudan a colaborar y agilizar las tareas.
Supervise el progreso, especialmente al principio. Asegúrese de que sus solicitudes sean razonables y brinde comentarios adecuados, adoptando una postura amable y accesible. Deje en claro que está disponible para responder preguntas y, con el tiempo, construirá una relación de trabajo agradable y eficiente.
