Una hoja de horas es un documento que todos los empleadores deben conservar independientemente del número de empleados de su empresa.
Este documento contiene una lista de los nombres de todos los empleados de un determinado departamento u organización en su conjunto, así como un registro del número de días libres del trabajo y los motivos de la inasistencia durante el período contable.
La hoja de horas es necesaria para poder monitorear el cumplimiento del horario de trabajo, así como para el cálculo de la nómina de los empleados.
La ley exige que este documento se redacte y conserve tanto en formato impreso como electrónico.
Reglas para mantener la hoja de horas.
La forma de la hoja de horas tiene carácter recomendatorio. Significa que la ley no estipula ningún requisito particular en cuanto al mantenimiento y redacción de las hojas de tiempo, por lo que cada entidad establece las reglas para compilar y aprobar la hoja de tiempo a su propia discreción.
Es decir, puede utilizar cualquier muestra del documento, completándola con diversas funciones necesarias para contabilizar el tiempo de trabajo. En cualquier caso, lo principal es que este documento contenga toda la información que se utiliza en una organización en particular para calcular los salarios.
Casos en los que se deben conservar las hojas de horas de los empleados
Se debe mantener una hoja de horas para todos los empleados sin excepciones, incluyendo
- Empleados a tiempo parcial;
- Empleados estacionales;
- Estudiantes contratados para prácticas remuneradas.
Sólo las personas que trabajan bajo un contrato de derecho civil no necesitan ser ingresadas en la plantilla de parte de horas mensual.
Cuando se redacta la hoja de horas, a cada empleado se le asigna un número especial de hoja de horas. Es posible agregar nuevos especialistas a la hoja de tiempo y tachar a los especialistas despedidos solo sobre la base de documentación administrativa especial.
En cuanto a las empresas donde se calcula la nómina con especial software de contabilidad, los números de las hojas de horas no son innecesarios para los empleados. En este caso, el programa contabiliza automáticamente la nómina mediante el código de identificación de una persona.
La persona responsable del mantenimiento de la hoja de horas
La hoja de horas debe ser mantenida por un empleado que haya sido autorizado a hacerlo por orden del empleador o descripción del trabajo. Si la organización no tiene muchos empleados, la plantilla de hoja de horas generalmente la completa un contador.
En el caso de las grandes empresas, este documento lo rellena el departamento de recursos humanos o los cronometradores (el puesto se introduce cuando hay muchos departamentos estructurales diferentes). Las responsabilidades de elaboración y mantenimiento de las hojas de tiempo pueden recaer en los jefes de departamento o sus subordinados.
El completado y se adaptan plantilla de hoja de horas mensual debe ser aprobado por la persona a cargo o el jefe de un departamento o subdivisión en particular
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