Antes de que se complete cualquier transmisión de expedientes o registros médicos, el o centro médico debe recibir un formulario de consentimiento firmado por el paciente. Las leyes y regulaciones federales impiden que cualquier profesional médico divulgue registros de pacientes o datos médicos a cualquier parte sin el consentimiento explícito del paciente.
Si se produce una infracción, la persona que envió la transmisión debe presentar una copia del formulario de consentimiento a los investigadores. Los servicios de fax en línea son beneficiosos para todas las empresas, pero los registros médicos deben protegerse según las instrucciones cada vez que se envían los documentos.
Protección de las transmisiones de registros médicos
La Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico de 1996 exige que todas las empresas e instalaciones médicas protejan las transmisiones de registros médicos. Los servicios de fax en línea son convenientes para todas las organizaciones, pero los propietarios y el personal deben gestionar los datos sanitarios con sumo cuidado.
Todos los faxes que se envían con datos médicos deben tener una advertencia para todas las partes que puedan interceptar el fax de que se incluyen registros médicos. Las cartas de presentación deben contener la palabrería de HIPAA como lo indica la ley. Las empresas pueden discutir estos requisitos para Envío de faxes electrónicos conforme a HIPAA con proveedores de servicios.
Garantizar que la persona correcta vea los datos
Según las instrucciones, los empleados deben utilizar una carta de presentación que identifica al destinatario correcto. Las empresas reciben una gran cantidad de faxes cada día y, en un entorno de oficina ajetreado, cualquiera puede recibir los faxes.
Los servicios de fax en línea podrían mejorar el proceso y evitar que otros obtengan acceso al fax o a los registros médicos. Dado que los servicios comerciales en línea ofrecen opciones de correo electrónico a fax, el administrador puede configurar los servicios para enviar faxes a partes específicas por correo electrónico.
Prevención de la corrupción de datos y errores médicos
Los ciberdelincuentes atacan los sistemas de datos médicos capturar datos y utilizar la información de manera poco ética. Si los delincuentes obtienen acceso, los perpetradores podrían cambiar o alterar la información para dañar a los pacientes. Al configurar servicios de fax en línea, los empleados deben tener la autorización de seguridad adecuada para acceder, cambiar o utilizar los datos médicos. Los esquemas de seguridad protegen los datos y evitan cambios a medida que se transmite la información.
Establecimiento de conexiones seguras para trabajadores sanitarios que viajan
Las enfermeras y los médicos viajan para brindar atención a los pacientes en una variedad de lugares. Durante esta atención, se recopilan datos médicos que deben almacenarse. Al gestionar la atención de las personas locales, los trabajadores sanitarios pueden necesitar ayuda de otros profesionales médicos.
Para obtener una consulta sobre el caso, el personal sanitario debe transmitir los datos médicos a la otra parte. Al configurar servicios de fax en línea, el proveedor de servicios debe establecer conexiones adecuadas para los trabajadores remotos y aplicar esquemas de seguridad adecuados.
Las ramificaciones de las violaciones
Cualquier violación de las regulaciones de HIPAA podría dar lugar a sanciones graves para la empresa u organización de atención médica. Según las leyes, la multa mínima por violaciones de la ley federal es de alrededor de 50,000 dólares con un máximo de 250,000 dólares.
Si la víctima sufrió pérdidas financieras o lesiones debido a la violación, las leyes penales pueden exigir que el delincuente pague restitución al ser declarado culpable. Los servicios de fax en línea deben evitar el acceso no autorizado o lesiones al paciente.
Los registros de atención médica deben protegerse de acuerdo con las regulaciones de HIPAA para evitar la visualización y el uso no autorizados. Las leyes federales imponen protocolos para transmitir los registros en línea.
Todos los faxes requieren una carta de presentación con la verborrea adecuada según lo establecido en las regulaciones. Al revisar los detalles sobre la importancia del cumplimiento de HIPAA, todas las organizaciones e instalaciones médicas pueden proteger a los pacientes y sus datos.
