In el mundo empresarial actual, Fusiones y Adquisiciones es un escenario que toda organización debe estar preparada para afrontar. Si la dirección de una organización no está preparada para ello, las cosas pueden volverse completamente locas. Y es en esta misma situación que La gestión de proyectos juega un papel muy importante..
Según los resultados de una encuesta realizada por Thomson Reuters, en 2016 se produjo un cambio de propiedad en unas 40,000 empresas. Todos estos cambios representaron un valor total del acuerdo de alrededor de 5 billones de dólares.
Ahora bien, estos números nos llevan al panorama general; al hecho de que se tuvieron que gestionar 40,000 proyectos y estos proyectos no se componen de pequeñas tareas; cada proyecto, a su vez, consta de alrededor de 1,000 subproyectos. Lidiar con una cantidad tan grande de proyectos definitivamente requiere habilidades concretas en gestión de proyectos.
Aquí hay una lista de diez pasos básicos que un gerente de proyecto debe tener en cuenta al aventurarse en una transformación empresarial tan masiva como las fusiones y adquisiciones.
1) Tener respuestas a las cuatro 'WH'.
¿Cuál es el problema que realmente estamos tratando de resolver? ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Dónde (en qué ámbito) se va a realizar la actividad? ¿Quiénes se supone que son parte de este proyecto?
Considere detenidamente todas las opciones disponibles antes de presionar el botón de inicio.
2) Es imperativo ser selectivo.
Como ya se mencionó anteriormente, Los proyectos de fusiones y adquisiciones son programas masivos con alrededor de 1000 subproyectos. Estos proyectos tienen una duración de dos a tres años. Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben ser extremadamente selectivos acerca de qué proyectos son más importantes y deben ser atendidos primero y cuáles pueden retrasarse o suspenderse de manera segura.
Un gerente de proyecto debe tener un conocimiento sólido para decidir en qué proyecto vale la pena invertir tiempo, dinero y personas, de modo que obtenga resultados del mayor valor posible tanto para la organización como para sus partes interesadas.
3) Mira el panorama general
El director de proyecto de una fusión y adquisición debe comprender que el proyecto de fusión y adquisición y su ejército de subproyectos son sólo una parte del conjunto de proyectos que debe abordar la empresa. Estos otros proyectos pueden ser de igual o mayor importancia que las fusiones y adquisiciones y los empleados tendrán sus respectivas prioridades. Por ejemplo, es posible que espere que el personal de TI complete una tarea delegada X, pero es posible que esté trabajando en otra tarea Y.
Por lo tanto, el Gerente de Proyecto debe coordinar en consecuencia y garantizar que el trabajo se realice en un tiempo razonable.
4) La linealidad es inevitable.
El tiempo, aunque relativo en el universo, es definitivamente lineal para las actividades de fusiones y adquisiciones. La finalización de cada actividad de fusión y adquisición debe quedar por escrito en función del tiempo; con un comienzo, un desarrollo y un final. La finalización del cronograma debe ir precedida de la aplicación de la estimación del proyecto mediante la definición de un plan de arriba a abajo basado en la planificación detallada de los subproyectos individuales. El director del proyecto debe garantizar que haya poca desviación del cronograma y que los planes se ejecuten a tiempo, excepto en situaciones inevitables.
5) Consigue patrocinio
Un patrocinio es un factor que puede hacer o deshacer un proyecto de fusiones y adquisiciones. El patrocinio puede ser de muchos tipos, incluida la aprobación del director ejecutivo, la aprobación amplia, el patrocinio de la alta dirección y la mayoría de votos de los propietarios/partes interesadas.
Decida qué tipo de patrocinio necesita y tome las medidas necesarias para asegurarse de obtenerlo.
6) Apuntar y obtener recursos
Cada proyecto, independientemente de su tamaño y naturaleza, necesita una gran cantidad de recursos que incluyen, entre otros, dinero, tiempo, personas, apoyo, liderazgo y patrocinio. Un director de proyecto de un proyecto de fusiones y adquisiciones debe decidir primero cuáles y en qué cantidad son los recursos necesarios para el proyecto en cuestión. Después de decidir, obtener estos recursos es la clave.
7) Anticípese al arrastre y al exceso de confianza
Un gerente de proyecto debe asegurarse de que se estimen el costo inicial y el tiempo de finalización inicial del proyecto. Sin embargo, debe tener en cuenta que el exceso de confianza a menudo afecta la dependencia de estas estimaciones y los proyectos tienden a tardar más y ser más costosos de lo que se calculó inicialmente.
Aquí es donde entra en juego la experiencia del Project Manager. Debe, basándose en su experiencia, decidir el desfase probable entre los valores estimados y reales. Por ejemplo, si cree que el proyecto tomará un 10% más que el tiempo estimado, debe multiplicar el tiempo estimado por 1.1, y así sucesivamente.
8) Ley de Murphy
La simulación Monte Carlo es una de las herramientas de gestión de proyectos por la que muchos directivos confían. Básicamente, esto habla de lo que puede acabar con un proyecto, también conocida como la Ley de Murphy. La probabilidad de que un proyecto se desarrolle exactamente según lo planeado es casi siempre menor que 1. Cualquier ocurrencia aleatoria puede afectar el ritmo, la cantidad y la calidad de los resultados. Por lo tanto, estos escenarios probables deben pensarse de antemano para minimizar cualquier suceso inesperado en el futuro.
9) Poder de las relaciones públicas internas
Es muy poco probable que el equipo de marketing de su empresa se centre en sus relaciones públicas internas, y es precisamente este error el que un director de proyecto debe asegurarse de evitar. Si su fuerza laboral deja de hacer su mejor esfuerzo, su proyecto terminará siendo cualquier cosa menos completo. El gerente de proyecto debe comunicarse de manera eficiente con las partes interesadas internas y la fuerza laboral, idealmente dedicando entre el 50 y el 70 % de su tiempo a hacerlo.
10) Llevar la puntuación
El avance oportuno de un proyecto requiere realizar un seguimiento del progreso de todas las tareas, lo que luego puede ayudar a crear un cuadro de mando confiable. El foco principal debe estar en las métricas de “resultados”. Sólo manteniendo un registro/cuadro de mando regular, un Gerente de Proyecto puede garantizar que se cumplan todos los objetivos del proyecto.
