Reuniones se supone que son productivos. Se espera que usted intercambie ideas y llegue a alguna conclusión para resolver eficazmente cualquier problema. Pero si se celebran demasiadas reuniones, su eficacia se reduce. Apenas tienes tiempo para hacer el trabajo que te asignan, porque estás reuniéndote con gente con el propósito de mantener varias “reuniones”.
¿Deberíamos tener esta reunión? (Árbol de decisión infográfico)
Este es un problema que enfrentan muchas corporaciones donde la gente entra y sale de las reuniones para resolver muchos problemas. Sin embargo, esto hace que las propias “reuniones” se conviertan en un problema.
En lugar de perder el tiempo en reuniones mundanas que no son productivas, es importante que antes de realizar una nos preguntemos si es imprescindible o no.
Si tienes dudas sobre tener una reunión, debes hacerte estas preguntas para determinar si el propósito es genuino y fructífero. O será un ejercicio que nos hará perder el tiempo.
- La pregunta principal que debería surgir en su mente es si el tema es digno de una reunión. Si no sale ninguna conclusión incluso después de una reunión, entonces probablemente debería omitirla por completo.
- En caso de que el tema sea importante, ¿se podría resolver con una colaboración sin reunión? Si es posible colaborar para obtener la solución, puede optar por un chat rápido en línea, realizar una encuesta o colaborar en la tarea en su herramienta PM.
- Si el tema no se puede resolver con colaboración, entonces es necesario evaluar si requiere la participación de todos los miembros o si el grupo participante puede ser limitado.
- Puede limitar el número de personas que asistirán a la reunión si es necesario o llamar a todos los miembros. Si el grupo tiene alguna autoridad para actuar según la agenda de la reunión, entonces debe seguir adelante o de lo contrario no tiene ningún sentido perder el tiempo cuando no se puede sacar nada de la discusión. Cuando no se puede actuar sobre nada de lo discutido en la reunión, toda la agenda será inútil.
- Como alternativa, sólo los miembros clave del equipo y los responsables de la toma de decisiones pueden asistir a la reunión. Esto ahorrará tiempo a otros participantes que pueden ser más productivos en otros lugares. Sin embargo, si a pesar de todo ni siquiera ellos pueden aportar aportaciones valiosas, celebrar esta reunión será un ejercicio inútil.
- ¿Se solicita a los participantes algún trabajo previo antes de la reunión? En caso afirmativo, entonces es importante que vengan preparados con ese trabajo para ahorrar el tiempo invertido.
- ¿Existe una agenda clara y resultados esperados de la reunión? De lo contrario, es importante elaborar un plan definido sobre el resultado que espera de la reunión y cómo lo va a hacer.
- El siguiente punto a considerar es si el resultado propuesto será factible con el tiempo y los recursos disponibles.
- Si esto no es posible, deberá modificar sus objetivos o reprogramar la reunión cuando sea posible llegar al final de la discusión.
- Si hay tiempo suficiente para discutir todo lo que tiene entre manos, debe contar con la asistencia de un facilitador fuerte.
- En caso de que no sea necesario, necesitará encontrar una persona que pueda dirigir la reunión hacia el objetivo previsto sin ofender a los participantes y sin recibir comentarios positivos de ellos.
- Una vez que todo esto esté hecho, estará listo para celebrar una reunión.
Estos consejos pueden ayudarle a ahorrar tiempo al evitar reuniones innecesarias que no sólo hacen perder su valioso tiempo sino que también reducen la productividad de la empresa.
Comprender la naturaleza del análisis del hablaInfografía presentada por la herramienta de colaboración en línea gratuita de Wrike.
