En los últimos años, las empresas han adoptado alternativas electrónicas para el formulario I 9 debido a su conveniencia, eficiencia y seguridad. Las opciones de llenado en línea incluyen ventajas como verificación de errores, recordatorios para renovar documentos y fácil recuperación de documentos completados previamente. Al completar una versión digital del Formulario I9, es menos probable que ocurran errores e inexactitudes ya que el sistema solicitará al usuario que incluya toda la información requerida.
La necesidad de copias físicas del Formulario I 9 se ha eliminado gracias a las opciones de almacenamiento digital, lo que reduce la carga administrativa asociada con el manejo del papeleo.
Gracias a los avances en la tecnología y la disponibilidad de plataformas protegidas como https://onenotary.us/i-9-form-employment-eligibility-verification-online-notary/, las empresas pueden utilizar con confianza el procedimiento de llenado en línea, garantizando el cumplimiento de las reglas I9 y optimizando las operaciones de recursos humanos.
Información necesaria para completar el formulario I-9 en línea
Las empresas de EE. UU. utilizan el formulario I9 para verificar la identidad y la elegibilidad laboral de sus nuevos empleados. A continuación se detallan detalles sobre cómo completar el formulario I 9 electrónicamente:
- Cada nuevo empleado debe tener un Formulario I9 completado por la empresa y mantenido en el archivo. Este formulario se utiliza para verificar la identidad de los nuevos reclutas y su autorización legal para trabajar en los Estados Unidos de América.
- Los empleados deben completar y firmar la Sección 1 del formulario I9 lo antes posible después de recibir una oferta de empleo, pero no antes del primer día de trabajo. La información personal como nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de Seguro Social se incluye en esta categoría.
- Dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio de un empleado, el empleador debe completar la Sección 2 del Formulario I 9. Según esta cláusula, las empresas deben verificar los documentos de identificación emitidos por el gobierno para garantizar que sus empleados sean quienes dicen ser y puedan trabajar en el país.
- Los empleadores deben evaluar los requisitos específicos para completar y archivar digitalmente el formulario I 9 para garantizar el cumplimiento legal.
- La técnica de llenado en línea hace posible que tanto los empleadores como los empleados completen el formulario electrónicamente y lo envíen. Hay sitios web y aplicaciones diseñadas específicamente para esto que son Cumple con USCIS.
- Una alternativa para completar en línea es que los empleadores obtengan la versión electrónica del formulario I 9 del sitio web de USCIS y lo completen allí. El sitio web proporciona instrucciones completas y consejos para garantizar que el formulario se complete con precisión. El USCIS requiere que todos los formularios se completen y mantengan digitalmente, pero existen ciertos requisitos para hacerlo. Esto incluye mantener suficientes pistas de auditoría, salvaguardar la integridad de los datos y hacer que el formulario sea accesible a las autoridades correspondientes para su examen.
- Otra opción es utilizar un programa o servicio de terceros que reemplace el I9 en papel por uno electrónico. La conectividad con otros programas de recursos humanos, las revisiones gramaticales y ortográficas y el almacenamiento de documentos son características comunes de estos sistemas. La privacidad de la información de las personas durante todo el proceso de llenado en línea es de suma importancia. De conformidad con la legislación de protección de datos, las empresas sólo deben utilizar plataformas confiables que utilicen cifrado para el almacenamiento y la transmisión de datos.
Tanto los empleadores como los empleados apreciarán el ahorro de tiempo y esfuerzo que ofrece el método de llenado en línea del Formulario I-9. El cumplimiento de las políticas y directrices de USCIS es fundamental para garantizar el cumplimiento y la seguridad de los datos.
