Introducción
Si estas trabajar desde casa, otro país o incluso otra oficina en el mismo edificio, la comunicación efectiva es esencial. Es por eso que hemos recopilado estos consejos para comunicarse de manera efectiva mientras trabaja de forma remota.
Envíe sus comentarios en persona en lugar de por correo electrónico.
No debe asumir que su compañero de trabajo podrá leer entre líneas y comprender su punto de vista. De hecho, debes evitar escribir correos electrónicos que dejen demasiado margen de interpretación. En su lugar, brinde comentarios en persona siempre que sea posible. Esto ayudará a garantizar que el destinatario reciba sus comentarios exactamente como usted desea.
Haga preguntas para asegurarse de comprender la perspectiva de su compañero de trabajo, así como para ayudarlo a comprender la suya.
Hacer preguntas es una excelente manera de mejorar la comunicación. con tus compañeros de trabajo remoto. Puede hacer preguntas para asegurarse de comprender su perspectiva, así como para ayudarlos a comprender la suya. En particular, hacer preguntas abiertas que fomenten más que una respuesta de sí o no puede ser útil para comprender el punto de vista de la otra persona.
Hacer preguntas muestra interés en lo que su compañero de trabajo tiene que decir y fomenta el diálogo abierto entre ustedes dos.
Sea servicial y generoso en sus elogios.
Ser servicial y generoso en tus elogios es otra parte importante de ser un comunicador eficaz. Para asegurarte de que lo estás haciendo bien, aquí tienes algunos consejos:
- Se específico. Quiere asegurarse de que sus comentarios sean claros y prácticos. Si le dices a alguien "¡esto se ve genial!" pero no les dé ninguna razón por la que es genial ni les brinde sugerencias sobre cómo pueden mejorar, entonces, ¿qué se supone que deben hacer con eso? Brinde detalles sobre lo que le gustó de su trabajo para que puedan aprender de sus éxitos y mejorar sus fracasos en el futuro.
- Utilice palabras positivas. Es fácil para nosotros, los humanos, tomarnos las críticas como algo personal, ¡y nadie quiere sentir que siempre hay alguien criticándolos! Entonces, en lugar de decir algo como “esto no es lo suficientemente bueno todavía; avísame cuando esté listo”, intenta decir algo más comprensivo: “Hiciste un trabajo fantástico con este borrador”. La diferencia entre esas dos afirmaciones puede parecer pequeña a primera vista, pero la segunda es mucho más alentadora que la primera porque le da permiso a la otra persona no sólo (1) de no preocuparse por si su trabajo será perfecto de inmediato, sino ¡También (2) sentirse orgulloso de lo que han logrado hasta ahora!
Esté abierto a recibir críticas usted mismo.
Cuando se trata de comentarios, lo más importante es que permanezca abierto a ellos. Piense en ello como una oportunidad para aprender y mejorar sus habilidades de comunicación (y, a veces, incluso su vida).
Si está dando retroalimentación, asegúrese de ser claro y conciso con sus puntos. También es útil si puedes dar un par de ejemplos de cuando la otra persona hizo esto correctamente para que sepa cómo es "lo correcto". Si es posible, trate de no parecer crítico o agresivo de ninguna manera; el objetivo debe ser que ambas partes involucradas aprendan de la conversación.
En el lado receptor de las cosas, esté dispuesto a escuchar atentamente sin tomarse nada personalmente. Cuando alguien ha criticado algo sobre su trabajo o rasgos de personalidad en un intento de ser constructivo, tómese un tiempo antes de responder para poder pensar en sus críticas objetivamente sin que ninguna emoción se interponga en su camino.
Si es posible, asegúrese de que sus colegas tengan tiempo para prepararse para una conversación con usted.
En el caso de que trabaje de forma remota con un colega, es importante tener en cuenta que es posible que no siempre esté disponible al mismo tiempo que usted. Esto puede generar problemas de programación si su estilo de trabajo es diferente al de ellos.
Si es posible, asegúrese de que sus colegas tengan tiempo para prepararse para una conversación con usted y asegúrese de no programar reuniones sin avisarles primero. Esto no solo ayudará a garantizar que su reunión se desarrolle sin problemas, sino que también puede ahorrar tiempo a todos al evitar cambios de horarios de última hora o reuniones perdidas.
Establezca expectativas claras para el proyecto de modo que no tenga que ir y venir sobre lo que se requiere y lo que todos están haciendo.
- Utilice una herramienta de gestión de proyectos como Trello o Asana. Estas aplicaciones son excelentes para configurar listas de verificación, hitos y fechas de vencimiento. Le ayudarán a mantenerse encaminado durante el transcurso de su trabajo.
- Asegúrese de que todos estén en la misma página. Si trabajas de forma remota con otras personas, es importante utilizar herramientas como Slack (una herramienta de chat) y Todoist (un administrador de tareas) para que todos sepan exactamente lo que se supone que deben hacer en todo momento.
- ¡No pierda el tiempo yendo y viniendo sobre lo que hay que hacer! Hay muchas formas diferentes de establecer expectativas para los miembros de su equipo, desde correos electrónicos hasta llamadas telefónicas, pero es importante que sepan exactamente qué deben esperar unos de otros antes de comenzar un proyecto juntos.
No haga perder el tiempo a las personas programando una reunión para algo que podría manejarse en un correo electrónico o mensaje de texto.
Las reuniones son un mal necesario. Pueden brindar la oportunidad de que todos estén en sintonía, pero también pueden ser una pérdida de tiempo y una pérdida de dinero si no se hacen correctamente.
Por ejemplo, si nota algo en un documento que necesita aclaración o corrección, envíe un correo electrónico con su pregunta o solicitud de aclaración en lugar de programar una reunión improvisada. Si tiene preguntas sobre algo relacionado con su trabajo que requiere investigación y análisis de varias personas, considere enviar un correo electrónico solicitando sus respuestas en lugar de celebrar una reunión.
Habla en lugar de evitar discusiones difíciles.
Las conversaciones difíciles son inevitables. Cuanto más espere para tener una conversación difícil, más difícil será y más probable será que otras personas tengan que lidiar con la situación cuando usted no esté presente.
Si tienes miedo de tener conversaciones difíciles en persona debido a tu timidez o introversión, intenta ser más asertivo mediante llamadas de voz o videollamadas. De esta manera, no habrá distancia física entre usted y su compañero de trabajo (lo que puede hacer que algunas personas se sientan incómodas). Si tienes la oportunidad de estar cara a cara con alguien afectado por esta decisión, ¡aprovéchala!
La comunicación efectiva significa comentarios constructivos y respetuosos, sin importar cómo trabaje su equipo.
Si eres como la mayoría de las personas, probablemente hayas escuchado la frase “la retroalimentación es un regalo” en algún momento. ¿Pero qué significa eso realmente? Dar y recibir comentarios es una de las habilidades más importantes en cualquier relación laboral. Pedir, dar y recibir crítica constructiva es una parte clave para crear un entorno abierto donde sea seguro tomar riesgos y compartir ideas. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo dar comentarios que serán útiles y apreciados:
- Sea honesto, pero no duro ni mezquino: la honestidad es una vía de doble sentido: si desea que sus empleados sean honestos con usted acerca de su trabajo, entonces depende de usted no tomar sus comentarios como algo personal. Esto puede ser especialmente difícil cuando alguien ha estado trabajando de forma remota desde otro país, ¡pero no permita que las diferencias culturales se interpongan en su capacidad de comunicarse de manera efectiva!
- Sea específico: al dar sugerencias o críticas críticas sobre algo que alguien ha hecho (o no ha hecho), concéntrese en explicar exactamente qué necesita mejorar en lugar de hacer declaraciones generales sobre cuánto mejores eran las cosas antes de que esta persona se uniera al equipo.
Conclusión
La comunicación es importante cuando se trabaja de forma remota, pero puede ser un desafío. La mejor manera de evitar la frustración y mantener a su equipo encaminado es practicar comentarios claros, respetuosos y constructivos. Establezca expectativas claras para el proyecto de modo que no tenga que ir y venir sobre lo que se requiere y lo que todos están haciendo.
No haga perder el tiempo a las personas programando una reunión para algo que podría manejarse en un correo electrónico o mensaje de texto. Y si hay algún problema con tu estilo de trabajo o de comunicación, ¡habla en lugar de evitar discusiones difíciles!
