No importa el tamaño de su empresa, eventualmente necesitará actualizar los sistemas y software existentes o agregar nuevos tipos. Si bien estos cambios pueden, en última instancia, mejorar la productividad, también pueden causar grandes trastornos, especialmente si no se hacen correctamente. Existen múltiples problemas asociados con el software para toda la empresa y implementación de hardware incluyendo:
- Problemas de compatibilidad de hardware y software
- Cortes
- Pérdida de datos y
- Poca formación de los usuarios.
Consejos para la implementación de software o hardware
Software y implementaciones de hardware no tiene por qué ser difícil. Si sigue cuatro sencillos pasos, podrá asegurarse de que su implementación se ejecute sin problemas.
1. Desarrollar un plan de implementación.
Esta es la parte más importante del proceso y en la que muchas empresas tienen problemas. El plan debe incluir un cronograma específico para la implementación, incluida la compra y prueba del software o hardware, capacitación, implementación y planes de contingencia para manejar las interrupciones y el tiempo de inactividad. Sin un plan sólido, podría verse sorprendido por complicaciones que acaban con la productividad.
Algunas empresas pueden ofrecer soporte para la implementación de software y hardware cuando compra su software, lo que puede eliminar muchas conjeturas del proceso. Por ejemplo, si dirige una empresa de construcción, podría utilizar la implementación del software Procore para implementar su software para todo su equipo, en lugar de intentar gestionar el proceso de implementación internamente. El resultado final es que tendrá a alguien que conoce los entresijos del software a cargo de capacitar a su personal y brindar soporte técnico durante todas las etapas de la implementación.
2. Mantenga abiertas las líneas de comunicación.
Ya sea que elija planificar y administrar la implementación de software y hardware usted mismo o entregársela a otra persona, debe mantener a su gente informada. Necesitan una idea clara de la estructura y el momento de la implementación, así como de sus expectativas. También debe estar abierto a recibir comentarios de su personal sobre la implementación del software y el hardware. Un plan puede parecer bueno en el papel, pero en la práctica se puede descubrir que crea dificultades que sólo las personas en las trincheras notarían. Mantener abiertas las líneas de comunicación hace que su personal se sienta parte de la implementación, en lugar de que se les imponga esta responsabilidad.
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3. Mantenga metas estables.
Puede haber momentos durante la implementación en los que necesitarás mover algunos postes. Quizás deba esperar a que haya un parche de software disponible antes de poder continuar, o se haya topado con algún otro tipo de obstáculo. Estos cambios y retrasos son perfectamente normales y normales. Y siempre que comunique el motivo del retraso a su personal, ellos deberían entenderlo.
Sin embargo, lo que no debes hacer es realizar cambios innecesarios en el plan.
Por ejemplo, está actualizando el software de su base de datos y ha decidido implementarlo primero en el equipo de ventas remoto. Debido a que ninguno de ellos es interno, debe programar fechas para que cada vendedor venga y actualice su máquina. Debido a que es una actualización compleja, podría llevar todo el día, por lo que cada persona debe despejar su agenda para ese día. Tienes a todos programados y listos, y luego decides que prefieres que ellos mismos realicen las instalaciones. En el último momento cancelas las sesiones internas y, en su lugar, envías un correo electrónico a tu personal de ventas con un enlace al software. descargare instrucciones de instalación y configuración.
El resultado de este cambio es que hay vendedores que han despejado sus agendas, esperando obtener una actualización profesional de su software y, en cambio, se enfrentan a tener que dedicar ese tiempo a intentar resolver la instalación por sí mismos. Eso deja mucho margen para el error y la frustración, y podría terminar provocando que la implementación del software y el hardware demore el doble.
4. Realice un seguimiento de cada paso del proceso.
Mantenga registros del proceso: las áreas que transcurrieron sin problemas y las áreas que necesitaban mejorar. Lo más probable es que esta no sea la última vez que realice una implementación, por lo que mantener registros le mostrará dónde necesita mejorar en el próximo software y implementación de hardware.
