Para muchos empleados, el cambio a trabajar desde casa Fue un gran ajuste. Tuvieron que encontrar nuevas formas de mantenerse conectados con sus compañeros de trabajo y supervisores.
Los empleados también necesitaban mantenerse concentrados mientras se enfrentaban a las distracciones que conlleva estar en casa todo el día. Pero ahora que más miembros del personal están regresando a la oficina, están luchando por readaptarse al trabajo en persona.
Reaclimatarse a mayores niveles de ruido, conversaciones y reuniones cara a cara y a la rutina del lugar de trabajo puede desviar a los empleados.
Eficiencia y productividad pueden sufrir a medida que aprenden a acostumbrarse a hábitos y entornos que alguna vez fueron una segunda naturaleza. Para los líderes cuyos miembros de equipo tienen dificultades para regresar a la oficina día a día, aquí hay tres formas de aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo.
Utilice Wi-Fi confiable
Los empleados que no puedan conectarse a Wi-Fi y permanecer en línea no podrán hacer mucho. En cambio, pasarán el día viendo cómo se congelan las aplicaciones, reiniciando sus dispositivos y frustrándose. Será más difícil para los empleados desempeñarse bien con emociones intensas e incapacidad para llevar a cabo las tareas.
Tendrán que dedicar tiempo a reagruparse y buscar entornos de trabajo alternativos temporales, como una cafetería.
Al invertir en una pequeña empresa solución wifi, evitarás muchos de los dolores de cabeza que conllevan las malas conexiones. Estas soluciones adaptables no solo brindan acceso en línea confiable y estable, sino que también se ajustan a las necesidades de cobertura de su oficina. Con el tiempo, las soluciones Wi-Fi inteligentes adaptan la capacidad del ancho de banda según los hábitos y comportamientos laborales de los empleados.
Razones por las que las empresas y los particulares deberían utilizar códigos QR: ¿por qué son seguros?Si entran más trabajadores y comienzan a encender sus dispositivos a las 9 am, su Wi-Fi estará listo. Cuando la actividad disminuye por la tarde, se dedicará menos ancho de banda a las áreas de oficinas ahora vacías.
Además, obtendrá acceso a un conjunto de herramientas y análisis que pueden ayudarle con la programación y las restricciones en línea. Estas herramientas le permitirán crear perfiles de empleados individuales, para que sepa cuándo llegan y se van los miembros del equipo.
Saber cuándo está la mayoría de los trabajadores en la oficina puede ayudarle a implementar horarios flexibles. Para los empleados que necesitan menos distracciones y menos ruido, tendrán datos que muestran cuándo la oficina estará más silenciosa.
También puede controlar qué dispositivos de los empleados se conectan a Wi-Fi y sus niveles de acceso en línea. Esto puede evitar interrupciones en las redes sociales u otros sitios que no estén relacionados con las responsabilidades de los miembros del equipo.
Obtenga herramientas de gestión de proyectos
Si bien las reuniones y la comunicación en persona son valiosas, demasiadas reuniones cara a cara pueden impedir que los empleados realicen su trabajo. Una organización típica gasta 15% de su tiempo en las reuniones, y ese porcentaje sigue aumentando. En conjunto, las reuniones improductivas terminan desperdiciando más de 37 mil millones de dólares cada año.
A veces, una reunión se realiza mejor mediante correo electrónico, pero este tipo de comunicación también puede generar problemas. No todo el mundo lee sus correos electrónicos y otros los hojean demasiado rápido, sin poder asimilar anuncios importantes o detalles del proyecto.
Quienes leen correos electrónicos pierden las ventajas de la comunicación en tiempo real sobre tareas específicas e iniciativas más amplias. Los empleados pierden el tiempo esperando respuestas y creando sistemas de archivo de documentos en la bandeja de entrada.
Limpieza de ventanas de edificios altosHerramientas de gestión de proyectos puede fusionar las ventajas de la comunicación presencial y digital. Su oficina no tendrá que celebrar tantas reuniones, lo que les dará a los empleados el tiempo que necesitan para concentrarse en el trabajo real. Con las aplicaciones de gestión de proyectos, la descripción general de una iniciativa es visible para todos los involucrados. También lo son los hitos individuales que deben completarse, así como los documentos y datos relacionados.
Los miembros del equipo pueden utilizar funciones integradas de mensajería y chat para aclarar cualquier punto de confusión y mantener las tareas en marcha.
Con las funciones de mensajería y chat, hay menos posibilidades de que los empleados se olviden de hacer sus preguntas. Con demasiada frecuencia, ciertos trabajadores quedan ahogados en las reuniones o los temas se descarrilan. Las herramientas de gestión de proyectos permiten debates puntuales sin desperdiciar la energía y el tiempo de todo el equipo.
Automatizar en lugar de realizar múltiples tareas
Los empleados se sienten cada vez más tentados a realizar múltiples tareas. Es más común que un solo rol abarque las responsabilidades de tres o cuatro puestos. Los trabajadores también enfrentan interrupciones, solicitudes de último momento y demandas competitivas sobre su tiempo. Sin embargo, la mayoría de las personas no son buenas para realizar múltiples tareas: el cerebro humano simplemente no está preparado para ello.
La multitarea causa estrés psicológico y emocional, conduce a errores y resulta en hasta un 40% de pérdida en productividad. Cambiar de tarea también puede impedir que los trabajadores piensen a su máxima capacidad. Puede hacer que sus trabajos sean menos agradables y significativos, lo que lleva a algunos empleados a cuestionar sus roles y su futuro en la organización.
Al mismo tiempo, las empresas están bajo presión para tener un buen desempeño financiero, manteniendo altas las ganancias y bajos los costos. Contratar personal adicional no siempre es factible. Si ese es el caso de su organización, deje que la automatización venga a rescatarlo.
Al automatizar tareas repetitivas o rutinarias, puede ayudar a sus empleados a lograr más. Comience analizando lo que hay en sus platos y en los de los miembros de su equipo. Divida cada responsabilidad por tarea, identificando cuáles se superponen, requieren más tiempo y/o implican repetición.
Este proceso le permite identificar flujos de trabajo que las aplicaciones de software pueden automatizar. En lugar de que los representantes de ventas envíen correos electrónicos de seguimiento a los clientes potenciales, cree un flujo de trabajo basado en una plantilla de correo electrónico estándar.
Una aplicación CRM generará un correo electrónico de confirmación cuando un cliente potencial complete un formulario en línea o se comunique con el servicio de atención al cliente. A medida que las necesidades de su negocio cambian, puede personalizar y modificar la plantilla. Por ejemplo, algunas plantillas pueden incluir el nombre del representante de ventas y los siguientes pasos.
Gestión de flujo de trabajo y el software de automatización tienen el potencial de optimizar múltiples procesos internos y externos. Es posible automatizar publicaciones en redes sociales, transferencias de datos entre aplicaciones y notificaciones a los empleados. Las personalizaciones dentro del software de automatización también le permiten crear flujos de trabajo por función y responsabilidad laboral.
Conclusión
Después de un año o más de trabajar desde casa, regresar a la oficina no es un proceso sencillo para todos. Hay aspectos de los entornos laborales presenciales que simplemente dificultan la readaptación de algunos trabajadores. Una dependencia excesiva de las reuniones, las interrupciones simultáneas, las distracciones por ruido y las demandas sociales pueden disuadir la concentración y la productividad.
Permanecer concentrado en la tarea mientras se está en la oficina es mucho más fácil con las herramientas y refuerzos adecuados. Wi-Fi confiable y adaptable, software de gestión de proyectos y aplicaciones de automatización son tres formas de ayudar a sus empleados a realizar la transición.
Con estas medidas de apoyo implementadas, los miembros del equipo pueden comenzar a alcanzar los niveles de eficiencia que su negocio necesita.
