Los propietarios de pequeñas empresas generalmente están muy centrados en el resultado final. Cualquier gasto, por pequeño que sea, puede tener un efecto dominó en el presupuesto general, por lo que mantener un estricto control sobre todos los gastos es una prioridad.
Sin embargo, hay un área en la que muchos propietarios de empresas no están haciendo todo lo posible para mantener los costos bajo control. Cuando se trata de gestionar activos de TI, no es raro que los empresarios se centren en la compra inicial de las herramientas necesarias y los costes de mantenimiento mensuales, y olviden que se trata de inversiones que deben maximizarse para obtener el mayor beneficio posible.
Al no prestar atención a las renovaciones de licencias, por ejemplo, las pequeñas empresas podrían estar pagando miles de dólares más de lo necesario cada año, y eso es sólo la punta del iceberg.
Por esta razón, Gestión de activos de TI debe ser una parte clave de cualquier plan de TI empresarial. Sin él, gastarás mucho más de lo necesario.
Auditorías, renovaciones y gestión del ciclo de vida
En términos más simples, la gestión de activos de TI significa saber exactamente qué activos tiene: hardware y software – y dónde se encuentran, cómo se utilizan, en qué etapa de su ciclo de vida se encuentran y, si corresponde, cuándo caducan y deben renovarse o reemplazarse.
Armado con esta información, su equipo de TI puede tomar decisiones inteligentes sobre en qué equipo invertir a continuación, desarrollar presupuestos más precisos y eliminar el desperdicio, todo lo cual puede tener un efecto positivo en sus resultados generales.
La gestión de activos de TI ayuda a reducir los costos de varias maneras clave:
1) Gestión de Auditoría.
Muchas de las principales tecnologías empresas, incluidos Microsoft, Oracle e IBM, se están volviendo más agresivos en sus auditorías de clientes, en las que buscan casos en los que las empresas estén utilizando equipos y software sin licencia o con licencia inadecuada o inadecuada.
Una auditoría no sólo puede resultar costosa si no cumple con los contratos de sus proveedores (en promedio, una auditoría de TI puede costarle a una empresa alrededor de $100,000 200,000 o más), sino que el tiempo que necesita dedicar a recopilar información para demostrar su cumplimiento reduce la productividad. Por ejemplo, en una auditoría reciente que fue noticia, una importante empresa manufacturera se vio obligada a producir más de XNUMX páginas de documentación relacionada con sus activos de TI.
Si bien es probable que su pequeña empresa tenga una carga mucho menor, utilizar una herramienta para la gestión de activos de software que permita una visión inmediata de lo que tiene y cómo se utiliza puede hacer que el proceso de auditoría se desarrolle sin problemas y ahorrar dinero en multas y tarifas. .
2) Maximización de recursos.
¿Sabe cómo se utiliza cada pieza de equipo y software de TI en su empresa? ¿Todos sus empleados utilizan el software en el que usted invirtió y por el que pagó tarifas de licencia? Cuando llega el momento de actualizar el sistema operativo, ¿sabe exactamente cuántas máquinas hay en la red y cuáles son los requisitos de memoria?
Estas son sólo algunas de las consideraciones a la hora de gestionar TI y algunas de las áreas que potencialmente podrían costarle dinero a su empresa. Si invierte en un programa de software que sólo utilizan unas pocas personas de la empresa, no necesita comprar licencias para todos. O, dependiendo de las funciones que utilice en una aplicación, es posible que no necesite pagar por el nivel de licencia que tiene actualmente.
Cómo mantenerse productivo y organizadoAl administrar eficazmente los activos y realizar un seguimiento de lo que tiene y cómo se utiliza, puede asegurarse de obtener el máximo valor por sus inversiones.
3) Gestión del Ciclo de Vida de los Equipos.
La TI requiere inversiones continuas para actualizar y reemplazar equipos obsoletos, que ya no son adecuados o vencidos. Debido a que parte del hardware es muy costoso y debe arrendarse, es imperativo que las pequeñas empresas estén al tanto de sus contratos de arrendamiento y de cuándo vencen, para evitar pagar tarifas adicionales por seguir usando equipos obsoletos, o pagar más de lo que deberían por Reemplazar una máquina obsoleta.
Saber lo que tiene, cuándo lo adquirió y cuándo es necesario reemplazarlo permite una mejor gestión general del presupuesto y de los gastos.
Uno de los principales factores del éxito de cualquier pequeña empresa hoy en día es la capacidad de realizar un seguimiento de las métricas clave y tomar decisiones basadas en datos reales. Los activos de TI no son diferentes. Con un sólido programa de gestión de activos que permite una visión completa de las tenencias de la empresa y alertas sobre cuestiones clave, las pequeñas empresas pueden mantenerse a la vanguardia y gestionar mejor sus presupuestos generales de TI.
