La crisis de la COVID-19 ha dejado un rastro de destrucción económica a su paso, con pocos negocios en cualquier lugar que no se vea afectado. Muchos, parece claro, no sobrevivirán. Aquellos que lo hagan, es probable que se hayan adaptado a un modelo de negocio que permita a los empleados trabajar de forma remota desde casa.
Con un poco de suerte, no se repetirá este tipo de crisis en ninguna de nuestras vidas. De todos modos, si así fuera, sería tranquilizador pensar que la próxima vez estaríamos mejor preparados, habiendo aprendido de nuestras experiencias durante esta devastadora pandemia.
Habiendo adoptado un estrategia de trabajo desde casa apurado por necesidad, con suerte, si surgiera otra emergencia, sería más fácil lograrlo la segunda vez.
1]Identificar los cambios necesarios para volverse más adaptable
Convertir la operación de su negocio en una que pueda gestionarse de forma remota desde casa requiere una auditoría primero de las funciones que realiza la empresa y luego de las herramientas necesarias para realizarlas. Siempre se debe dar prioridad a la eficacia, la seguridad y la protección.
La mayoría de las veces, el mayor desafío será adaptar sus sistemas de TI para permitir la operación remota. En algunos casos esto presentará más dificultades logísticas que en otros.
Éstos son algunos de los requisitos más básicos.
2]Una conexión a Internet.
Puede parecer una obviedad, pero es poco probable que una operación de TI delegada llegue muy lejos sin una conexión a Internet.
Pero esto debe ser seguro, y también lo suficientemente rápido y eficiente para poder hacer frente a las demandas de una operación empresarial dinámica. Es posible que la capacidad de alojar juegos de computadora en línea o videos de YouTube no sea suficiente.
Cada vez más empresas invierten en soluciones rentables. redes 4G que se puede adaptar para enrutadores ubicados en una variedad de ubicaciones. Esta tecnología pronto se actualizará a 5G. Estos enrutadores pueden albergar múltiples tarjetas SIM, lo que permite una conectividad de nivel empresarial incluso cuando se operan mediante una configuración doméstica simple.
Esto se puede lograr sin tener que recurrir a una gran experiencia técnica y no se requiere un conocimiento profundo de la seguridad de la red por parte de la persona que opera el sistema desde casa. En términos prácticos, no es diferente a gestionar y configurar una conexión por cable en la oficina.
3] Los medios para comunicar
Una desventaja obvia del trabajo desde casa es la capacidad de comunicarse directamente con compañeros de trabajo, cuyo asesoramiento y cooperación pueden ser necesarios para permitir que su trabajo se realice de manera efectiva.
Lo que normalmente se necesita para superar esta dificultad es una aplicación remota a través de la cual los empleados ubicados en ubicaciones distintas puedan comunicarse entre sí.
Flojo, Skype, Zoom y una serie de otros servicios brindan comunicación en pantalla o salas de reuniones virtuales a través de las cuales se puede replicar fielmente la interacción en la oficina. Es posible configurar estas aplicaciones para permitir conversaciones separadas y, si es necesario, privadas, entre diferentes personas y grupos de personas.
Además de ofrecer una alternativa viable al contacto personal, el uso de una herramienta de este tipo ayuda a evitar que los empleados que trabajan solos desde casa se sientan desconectados o alejados del trabajo diario de la empresa.
Los estudios demuestran que mantener el contacto con colegas durante períodos de aislamiento físico puede mejorar la productividad hasta en un 10%, lo que en los negocios puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
4]Gestión de relaciones con los clientes basada en la nube
Tener un eficiente Sistema de CRM le permite acceder a todos sus datos cuando lo solicite y gestionar cada interacción con cada cliente o cliente potencial.
Cuando está basado en la nube, elimina la necesidad de almacenamiento remoto o real y pone su información a disposición de cualquiera que pueda necesitarla desde cualquier ubicación.
Y esto es más que una simple cuestión de conveniencia. Las investigaciones sugieren que se puede esperar que las conversiones de clientes aumenten hasta en un 300% cuando se utiliza un sistema fluido basado en la nube en lugar de una combinación engorrosa de aplicaciones alternativas.
Esto, a su vez, conduce a una mayor satisfacción del cliente porque un servicio más optimizado tiende a ser más eficiente y eficaz en su prestación.
5]Acceso remoto a un sistema central
Si bien a veces las computadoras domésticas individuales se pueden configurar para operar usando sistemas de trabajo, rara vez es más práctico que poder usar su propio escritorio para acceder a las aplicaciones familiares de su lugar de trabajo.
Usar un servicio de escritorio remoto permite al empleado acceder a los sistemas de la empresa desde cualquier máquina con una conexión a Internet adecuada y, como se trata de una operación remota, por supuesto, no hay que tener en cuenta problemas de seguridad.
Además, a medida que más y más empresas empiezan a utilizar Sistemas SD WAN que permiten el acceso virtual "práctico" a todos los dispositivos en una red – los sistemas centrales también pueden interactuar con dispositivos que de otro modo serían remotos.
6] Interactuar con contratistas, proveedores de servicios y otros terceros
Por supuesto, es posible que, para empezar, muchos de los que participan en el funcionamiento de su empresa no operen desde sus instalaciones.
Contratistas, MSP, soporte de TI, trabajadores autónomos, los servicios legales y una gran cantidad de otras entidades de las que depende su negocio probablemente ya estarán ubicadas en otros lugares, ya sea en las oficinas de su propia empresa o, en el caso de operaciones más pequeñas, en las casas de proveedores individuales.
Es de suponer que ya habrá adoptado medidas para comunicarse, establecer contactos y realizar conferencias con estos importantes contactos.
Es más, poder operar de forma remota le permite recurrir al talento de proveedores de servicios de todo el mundo, en lugar de verse limitado por la proximidad.
Hoy en día es común que las empresas subcontraten la prestación de servicios o, a veces, incluso departamentos enteros a organizaciones completamente separadas que operan en jurisdicciones lejanas.
Esto puede tener beneficios tanto financieros como prácticos. En realidad, tener a sus propios empleados trabajando desde sus propios hogares se basa en gran medida en el mismo principio, aparte de las posibles diferencias en el nivel de supervisión que se requiere.
Trabajar con equipos remotos tiene el potencial de desbloquear una cantidad casi ilimitada de conocimientos y experiencia técnicos. También crea nuevas posibilidades en lo que respecta a las horas de trabajo, garantizando que su operación esté respaldada las 24 horas del día y de acuerdo con sus requisitos precisos.
Además, por supuesto, cuando la crisis llama, usted comienza a ir un paso por delante.
