Gestión del flujo de trabajo: optimización de sus flujos de trabajo

Un flujo de trabajo determina el éxito de un proyecto. Cuando diriges la visión de un equipo hacia un objetivo comercial común y optimizas sus procesos, automáticamente reduces las posibilidades de descarrilar el éxito de un proyecto. Pero, ¿hay algo que puedas hacer para contribuir al éxito seguro de un proyecto? ¡Absolutamente! A través de la optimización del flujo de trabajo.

Cada proyecto es único, lo que significa que requiere un flujo de trabajo distinto, optimizado para un proyecto específico. Esto podría implicar automatizar las tareas recurrentes, delegar tareas según diferentes capacidades y adoptar políticas sólidas. software de gestión de flujo de trabajo.

Incluso cuando trabaje con dos proyectos similares, necesitará tener un flujo de trabajo optimizado y diseñado exclusivamente para cada uno.

¿Pero por qué? Como se dice popularmente, no hay dos personas que tengan las mismas realidades, lo que significa que no hay dos proyectos que tengan las mismas demandas de flujo de trabajo. Por lo tanto, requieren que se implemente una solución para sus distintas necesidades. Entonces, ¿cómo se puede crear un flujo de trabajo que esté perfectamente optimizado para realizar un proyecto exitoso?

Este artículo explorará las estrategias para la gestión del flujo de trabajo optimizando sus flujos de trabajo. Pero antes de eso, echemos un vistazo a la optimización del flujo de trabajo.

¿Qué es la optimización del flujo de trabajo?

Se refiere a analizar los procesos de una organización y tomar algunas medidas para hacerlos aún más eficientes. La mejora del flujo de trabajo implica una evaluación de los KPI, revisiones de primera mano y comentarios de sus colegas y herramientas. Los objetivos principales de la optimización del flujo de trabajo son bastante claros.

• Documentar sus procesos y sacar el máximo provecho de los sistemas y procesos de una empresa.
• Incrementar la velocidad o ritmo al que se completan los proyectos.
• Reducir la fricción entre pares, especialmente en la comunicación.

El problema es que la mayoría de las organizaciones eligen uno o dos de los objetivos anteriores en lugar de disfrutarlos todos. Una empresa no debe sacrificar la calidad de su trabajo por la velocidad o incluso arriesgarse al agotamiento de los empleados debido a una mala organización o procesos ineficientes. Sin embargo, esto sucede con demasiada frecuencia.

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Mediante un análisis cuidadoso del flujo de trabajo, puede determinar cómo llegar a un equilibrio que mejore las operaciones de su negocio.

Estrategias para la gestión del flujo de trabajo

Eliminar los cuellos de botella resultantes de las aprobaciones

Idealmente, nadie debería involucrarse en el juego de la espera para hacer avanzar el proyecto. Sin embargo, los obstáculos no afectan sólo a una persona. Siempre que se realiza una copia de seguridad de las aprobaciones, se produce un efecto dominó que obliga a los empleados productivos a empezar a suspender tareas mientras esperan una respuesta. Sin embargo, poner fin a los obstáculos en la aprobación es más fácil de lo que parece. Para empezar.

• Reduce los pasos necesarios para tener algo aprobado en tu empresa. Esto podría significar involucrar a menos tomadores de decisiones o reducir los estados de revisión para un proyecto determinado.
• Asegúrese de hacer esfuerzos conscientes para verificar periódicamente las aprobaciones y los elementos que necesitan su atención en lugar de reaccionar a sus necesidades en tiempo real.
• Consolida las herramientas de colaboración y comunicación de proyectos en tu equipo. Por ejemplo, es posible que se pierda un paso de aprobación dentro de la cadena de correo electrónico. Herramientas como Teamwork ayudan a realizar un seguimiento de sus notificaciones y mensajes en un solo sistema.

Un tablero Kanban que tenga una oficina pública ofrece un sentido muy necesario de responsabilidad y transparencia. Esto mantiene los proyectos en movimiento. Las aprobaciones públicas eliminan preguntas como qué sigue o para quién es esto en su equipo.

Defina claramente a quienes toman las decisiones y minimice los roles redundantes

Aprovechando el punto anterior, debes darte cuenta de que los equipos de una empresa también pueden contribuir a su caos al tener demasiados cocineros en la cocina de toma de decisiones. Por ejemplo, ¿qué debería aprobar un gerente? ¿Hay casos en los que varias personas con roles similares pueden sellar un proyecto para que continúe?

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Además, lo que se puede considerar una aprobación o una decisión varía según los proyectos y las empresas. Existe una gran diferencia entre un visto bueno dentro del chat de su equipo y una revisión en profundidad que requiere comentarios y notas. Es vital distinguir entre lo anterior en aras de la puntualidad. Para encontrar un equilibrio podría ser necesario que los gerentes y los superiores hagan algunos compromisos.

Sin embargo, puede haber oportunidades para empoderar a los empleados junior para que aprueben el proceso y se aseguren de que todo se mantenga en movimiento. De cualquier manera, definir a quienes toman las decisiones es vital para la optimización del flujo de trabajo y una herramienta como trabajo en equipo Puede detallar la persona responsable de cualquier parte del proyecto.

Automatiza tus flujos de trabajo

Hoy en día, todo se está automatizando y sus flujos de trabajo no deberían quedarse atrás. Sin embargo, no debería sentirse presionado a automatizar cada proceso de vinculación de todos los flujos de trabajo. Dicho esto, existen muchas oportunidades prácticas y simples para la automatización que funcionan en conjunto con la optimización del flujo de trabajo que incluye.

• Alinear y vincular las aplicaciones internas de su empresa para una transferencia fluida de archivos, acceso a unidades compartidas y mucho más en una aplicación de comunicación centralizada.
• Apegándose a una fuente de verdad al realizar un seguimiento de recursos, objetivos e inventario. Esto minimiza los intercambios y al mismo tiempo garantiza que su equipo esté manejando siempre la “información correcta”.
• Alinear actualizaciones y notificaciones para lo anterior.

Visualice sus flujos de trabajo

Antes de poner en práctica los flujos de trabajo, asegúrese de visualizarlos. Esto hace que sea más fácil trazar los pasos esenciales y descubrir las oportunidades para vincular los flujos de trabajo. Puede utilizar aplicaciones de terceros como Lucidchart para crear y mapear los flujos de trabajo de los clientes.

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Más allá del mapeo real, debes considerar cómo una gestión de flujo de trabajo dedicada La herramienta puede hacer que sus flujos de trabajo sean más visuales.. Por ejemplo, al utilizar la vista de tabla de Teamwork, los trabajadores obtienen una vista clara codificada por colores, lo que les ayuda a comprender el progreso, el estado y la prioridad del proyecto. Este es un lugar perfecto para documentar sus flujos de trabajo sin necesidad de realizar muchos registros manuales.

Reevalúe sus flujos de trabajo periódicamente e identifique posibles interrupciones

Como parte del análisis del flujo de trabajo, esté atento a los problemas que potencialmente puedan alterar sus procesos. Éstas incluyen.

• Cambios en aplicaciones y herramientas que son vitales para los flujos de trabajo de una empresa. Esto podrá actualizarse a la aplicación actual de una nueva herramienta propuesta por la dirección.
• Los cambios repentinos de personal incluyen presupuestos reducidos para una herramienta utilizada por su equipo o nuevos roles.
• Trabajadores que no documentan ni se apegan a sus procesos de acuerdo con su flujo de trabajo. Esto podría ser un problema a nivel personal o un problema más destacado, como una mala incorporación.

Predecir los puntos anteriores significa que tiene el pulso sobre las personas y las decisiones relacionadas con los flujos de trabajo de su empresa. Sin embargo, también se trata de reevaluar periódicamente sus flujos de trabajo para garantizar que no se vuelvan a producir interrupciones. Desde conversiones de primera mano con sus pares hasta KPI, puede determinar si sus esfuerzos están dando frutos.

Pensamiento final

Menos estrés, mejores ideas y hacer más cosas es lo que le ayuda a lograr un proceso de optimización del flujo de trabajo. Mediante la optimización del flujo de trabajo, puede lograr mucho y superar muchos obstáculos. Afortunadamente, existen muchas estrategias y herramientas para abordar esto, como se describió anteriormente.

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Estas herramientas le ayudan a lograr una comunicación fluida independientemente de lo complicado o sencillo que sea el proceso.

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